Mémoire technique dans les marchés publics : BTP, gardiennage, nettoyage, ...

Rédaction des mémoires techniques dans les appels d'offres publics et privés

Dans vos réponses aux appels d'offres, le mémoire technique est un document différenciant qui présente la valeur technique de votre offre. Son contenu doit être spécifique à chaque marché public auquel vous soumissionnez. Ci-après des conseils pour la rédaction de ce document, mettant l'accent sur l'importance d'une personnalisation approfondie et d'une compréhension des exigences du marché. Attention aux erreurs courantes à éviter, telles que l'utilisation de modèles génériques avec les conséquences d'une rédaction non conforme. Enfin, il faut souligner l'importance de la communication claire et de la cohérence globale dans le document.

Cet article fournit un guide sur la rédaction du mémoire technique dans le cadre des appels d'offres publics et privés. Il met l'accent sur l'importance décisive de ce document dans l'évaluation des offres par l'acheteur, car il permet de comparer et de noter la valeur technique des soumissionnaires. Est  soulignée l'importance de personnaliser le mémoire technique en fonction des exigences spécifiques de chaque marché et met en garde contre l'utilisation de modèles génériques. Il identifie les erreurs classiques à éviter et présente des conseils pratiques pour la rédaction d'un mémoire technique efficace qui maximise les chances de réussite. Le texte couvre également le cadre juridique et les critères d'attribution des offres, ainsi que la jurisprudence relative aux mémoires techniques. L'objectif est de fournir aux entreprises les outils et les connaissances nécessaires pour réussir à élaborer un mémoire technique pertinent et convaincant, afin de remporter des marchés publics.

Mémoire technique dans les marchés publics : BTP, gardiennage, nettoyage

Sommaire

  1. Définition et rôle du mémoire technique dans la réponse aux marchés publics
  2. Erreurs à éviter
  3. Conseils
  4. Méthodologie de rédaction
  5. Cadre juridique
  6. Pondération des critères d'évaluation des offres : prix et valeur technique
  7. Exigences et attentes des acheteurs
  8. Conclusion et synthèse
  9. Formez-vous ou faites vous accompagner

Le mémoire technique est un document permettant à l'acheteur de comparer et d'évaluer la valeur technique des offres en réponse à un marché public.

Reflétant l'image de votre entreprise, il doit obligatoirement être adapté spécifiquement à chaque marché ce qui, par définition, exclu l'utilisation de modèles qui sont nécessairement génériques.

Pratiques à éviter :
1/ Les « exemples » de mémoire technique. Ils sont généraux, imprécis et évidemment non spécifiques.  
2/ Le mémoire technique ne comprenant pas la description détaillée exigée au RC. Verdict : Offre irrégulière.
3/ Mémoire technique non signé ni tamponné alors qu'exigé au RC. Sanction : Offre irrégulière

Le mémoire technique, également appelé note méthodologique, mémoire explicatif ou mémoire justificatif, est une pièce importante à joindre par l'entreprise lors de votre réponse à un dossier d'appel d'offres dans le cadre des marchés publics.

  • Il s'agit d'un document élaboré par une entreprise soumissionnaire en appui à son offre, permettant d'expliciter les aspects techniques et organisationnels relatifs aux fournitures, services ou travaux concernés.
  • La rédaction du mémoire technique est souvent un travail collaboratif impliquant toutes les parties prenantes de l'entreprise, telles que le chef d'entreprise, le chargé d'affaires, le service d'avant vente, le chef de projet et son équipe.
  • L’acheteur fournit parfois un cadre de réponse technique (CRT) ou un cadre de mémoire technique (CMT) dans le dossier de consultation des entreprises en relation avec la valeur technique évaluée et le CCTP. Complétée par l’opérateur économique, cette trame est un guide qui met évidence les éléments que la réponse de l'entreprise à l’appel d’offres doit aborder.

Des exigences du CCTP à la notation finale, le mémoire technique est au cœur de la réponse aux appels d'offres.

L'objectif dans cet article est de fournir des éléments pour le rédiger en évitant les erreurs classiques.

ATTENTION aux erreurs classiques
La méthode du "modèle" ou de l'exemple à adapter ne fonctionne évidemment pas.
Interrogez les acheteurs à ce sujet vous aurez un avis objectif de personnes compétentes.

D'ailleurs la jurisprudence a sanctionné la fourniture par une entreprise d'un mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique (TA Paris, 5 janvier 2024, n° 2328772) .
Les entreprises risquent donc le rejet de leur offre pour irrégularité en fournissant un mémoire générique fondé sur un document-type.

Cet article vise à mettre en évidence l'essence même du mémoire technique et son impact sur la sélection des offres.

  • Quels sont les tenants et aboutissants de ce document fondamental et notamment son rôle ?
  • Quelles sont les erreurs à éviter ?
  • Comment influence-il la valeur technique perçue d'une offre ?
  • Comment le concevoir pour optimiser vos chances de réussite dans le domaine de la commande publique ?

Définition et rôle du mémoire technique dans la réponse aux marchés publics

Après avoir défini l'intérêt du document, rappelons la vision des acheteurs et soulignons le point délicat de l'explication de la méthodologie exigée par l'acheteur pour la réponse.

Définition et intérêt du document

Dans les réponses aux marchés publics, le mémoire technique est un document qui décrit notamment les moyens humains et matériels affectés à l’exécution du marché, les modalités d’exécution proposées par l’entreprise et les dispositions pour garantir la qualité des prestations à réaliser et le respect des délais d’exécution.

Y figurent généralement les dispositions environnementales et éventuellement sociétales.

Sur un plan terminologique on trouve cependant d'autres expressions dans les règlements de consultation comme "mémoire explicatif", "mémoire justificatif", "note méthodologique", "offre technique", cadre de réponse technique (CRT) à compléter, ...

Rôle déterminant dans l'analyse des offres et la notation

Via la valeur technique, cette pièce est une composante essentielle des critères d'évaluation des offres des entreprises par le pouvoir adjudicateur.

Ce document va donc influer sur la notation des offres techniques (Voir plus loin "Analyse des offres").

Il contribue ainsi de manière substantielle au choix de l'offre économiquement la plus avantageuse.

Différence avec les documents financiers de la proposition

Faisant partie de l'offre technique il peut être associé à d'autres pièces comme les fiches techniques, ...

Il est cependant à différencier de l'offre financière qui peut comprendre des pièces comme l'acte d'engagement, le BPU, le DQE et/ou la DPGF.

Erreurs à éviter

Au risque d'enfoncer des portes ouvertes il est utile de rappeler la vision des acheteurs publics.

Si vous répondez aux appels d'offres, sachez que les acheteurs publics (que vous devez convaincre pour remporter le marché) reçoivent beaucoup d'offres issues d'exemples de mémoires techniques plus ou moins adaptés par les entreprises.

Dans ce cas vous risquez le rejet car il est difficile pour le rédacteur de faire la liaison avec les critères dévaluation.

Evitez l'erreur courante des documents standards (exemples types, modèles)

Si l'utilisation de documents-types standards peut sembler tentante pour gagner du temps, il est important de souligner que cette pratique ne fonctionne pas.

En effet, en personnalisant votre réponse, vous ne vous contentez pas de répondre aux exigences formelles du dossier de consultation, vous vous engagez dans une démarche proactive qui vous permet de :

  • Démontrer votre compréhension approfondie des besoins et des attentes spécifiques de l'acheteur. En analysant attentivement le dossier de consultation et en prenant le temps de comprendre les enjeux du projet, vous pouvez adapter votre réponse en mettant en avant les aspects de votre expertise et de vos solutions qui correspondent précisément aux besoins exprimés par l'acheteur.
  • Mettre en valeur vos atouts et vous différencier de la concurrence. Les rapports standardisés, par leur nature générique, ne permettent pas de distinguer votre entreprise des autres candidats. En personnalisant votre réponse, vous avez l'opportunité de mettre en lumière les points forts de votre entreprise, vos expériences passées pertinentes, et les aspects différenciants de vos solutions qui vous positionnent comme le partenaire idéal pour le projet.
  • Établir une relation de confiance avec l'acheteur. En prenant le temps de personnaliser votre réponse, vous démontrez à l'acheteur votre engagement et votre intérêt réel pour le projet. Cette démarche proactive contribue à établir une relation de confiance dès le stade de la soumission, ce qui peut s'avérer un atout précieux tout au long du processus d'appel d'offres et au-delà.

Ne fournissez pas le mémoire "de l'entreprise"

Il faut éviter de fournir le mémoire technique "de votre entreprise" ce n'est pas ce qui est demandé.

Ce qu'il vous faut produire c'est un document qui est spécifiquement adapté au marché auquel vous répondez, et surtout respectant les exigences de l'acheteur.

Lorsqu'il s'agit de répondre à un appel d'offres, il est nécessaire de comprendre que l'acheteur ne demande pas les compétences générales de votre entreprise, mais plutôt comment vous allez répondre à ses besoins spécifiques décrits dans le dossier.
Par conséquent, le mémoire technique que vous soumettez doit être adapté au marché en question et répondre aux exigences de l'acheteur.
Fournir un mémoire technique "de votre entreprise" qui décrit les compétences et les réalisations de votre entreprise sans tenir compte des exigences spécifiques du marché peut être préjudiciable à votre offre.
Il est donc important de prendre le temps de comprendre les exigences du marché et de rédiger un document en conséquence.

Evitez les informations inadaptées non requises par l'acheteur

Évitez les informations superflues non requises par l'acheteur, souvent présentes dans les modèles préexistants.

Plutôt que de retracer l'historique de votre entreprise ou de joindre une présentation générale qui paraphrase les informations déjà fournies dans la candidature et les capacités demandées, concentrez-vous sur les éléments clés pertinents pour le marché en question.

Pas de copier-coller sans personnalisation

Toute entreprise est tentée par les copier-coller, cependant vous devez éviter les copier-coller en masse.

Vous pouvez naturellement reprendre des éléments d'une réponse précédente cependant il faudra toujours veiller à l'adapter au contexte du dossier. Il est rare que pour certaines parties un copier-coller intégral soit pertinent.

Informations ou devis (formation ou assistance)

Conseils

Respectez la trame imposée

Bien, entendu, que la trame soit fournie dans le DCE ou non, l'entreprise doit strictement respecter le cadre de réponse imposé y compris le formalise sur la forme comme par exemple lorsque le nombre de page maximal est imposé.

Personnalisez le document : indispensable

La production d'une proposition technique dans le cadre des marchés publics est une étape importante, exigée par les acheteurs pour garantir une réponse adaptée et spécifique à chaque consultation. Cette personnalisation démontre la compréhension approfondie des besoins particuliers de l'acheteur.

Il s'agit bien plus que la simple présentation de compétences génériques.

Les opérateurs économiques doivent effectuer une analyse approfondie :

  • du cahier des charges,
  • du contexte du marché
  • et des spécificités du projet.

En mettant en avant leur expertise de manière ciblée, ils démontrent comment elle sera directement applicable et bénéfique pour la réalisation du projet.

Cette approche personnalisée renforce la crédibilité de l'opérateur économique, montrant son engagement à fournir une solution sur mesure. Elle va au-delà de l'utilisation de modèles standards, soulignant la nécessité d'éviter des réponses préfabriquées provenant d'Internet ou autre source. Les acheteurs apprécient cette démarche qui témoigne d'une collaboration proactive et d'une compréhension réelle des enjeux spécifiques de chaque marché public.

L’utilisation de modèles standards issus d’Internet ou de réponses récoltées à l'extérieur est à proscrire, sous peine de pénalisation.

Les pouvoirs adjudicateurs vont, de leur côté, analyser la valeur technique du document, mais ils sont également tenus à une obligation d'objectivité.

Respectez les directives du règlement de la consultation sous peine d'irrégularité

En particulier, veillez à ne pas dépasser le nombre maximal de pages autorisé, s'il est stipulé dans le règlement.

Parfois, la taille de la police de caractères peut être imposée afin d'empêcher les contournements.

De même, la signature de certains documents, comme le cadre de réponse technique, peut être obligatoire.

Assurez une cohérence globale

Il faut que le document ait une cohérence globale tenant compte des exigences du dossier de consultation (pas facile) en navigant dans différents documents du DCE et même en différents endroits d'un même document comme pour le règlement de la consultation.

Adoptez le langage du client pour une communication claire et efficace

Privilégiez un langage simple et compréhensible par tous, en évitant les termes trop techniques qui pourraient rebuter le lecteur.

N'oubliez pas que l'identité de l'analyste des offres n'est pas connue. Par conséquent, faites preuve de prudence et évitez toute formulation susceptible de le contrarier.

Et surtout, le plus important ... rédigez un plan détaillé répondant aux besoins du dossier

Intégrez un plan détaillé respectant les exigences de l'acheteur.

Car, sachez que pour un acheteur avisé, il suffit de quelques secondes, à la lecture de votre plan, pour savoir :

  • si vous êtes dans les clous,
  • et si vous avez utilisé un simple "modèle" que vous aurez essayé d'adapter.

Méthodologie de rédaction

Analyse du dossier de consultation : Connaitre les attentes de l'acheteur

La première étape consiste à analyser en profondeur le dossier de consultation des entreprises (DCE). Cette analyse doit permettre de :

  • Identifier les exigences techniques et administratives du marché
  • Repérer les critères d'évaluation des offres et leur pondération
  • Comprendre les attentes spécifiques de l'acheteur en termes de contenu du mémoire technique

Il est recommandé de créer une check-list des points à traiter dans le mémoire technique, basée sur cette analyse.

Élaboration du plan détaillé en totale cohérence avec les attentes : le plus difficile

Sur la base de l'analyse du DCE, il convient d'élaborer un plan détaillé du mémoire technique.

Le rédacteur devra extraire les attentes de l'acheteur en terme d'informations à transmettre. L'exercice est d'autant plus complexe qu'il dépend de la qualité de la rédaction des pièces du dossier de consultation. Ici la qualité du règlement de la consultation prend toute son importance.

Ce plan doit :

  • Suivre la trame imposée par l'acheteur, le cas échéant (cadre de réponse technique).
  • Structurer les informations de manière logique et progressive
  • Refléter une compréhension approfondie des enjeux du marché
  • Permettre une mise en valeur des points forts de l'offre

Il s'agit de la partie la plus difficile à gérer car l'expression des attentes peuvent figurer :

  • dans une trame imposée du document comme un cadre de réponse technique. Cette technique facilite la réponse des entreprises et l'analyse faire par l'acheteur.
  • dans le règlement de la consultation et la difficulté c'est que les attentes peuvent figurer à différents endroits sans forcément une grande cohérence. C'est le cas le plus courant et le plus difficile à gérer.
  • de manière éparse dans différentes pièces, y compris dans le CCTP alors que ce n'est pas son rôle. Il est même possible que les attentes ne soient pas du tout formalisées comme dans de nombreux petits marchés.

Le manque de clarté des DCE peut conduire les entreprises soumissionnaires à omettre des exigences fondamentales, non pas qu'elles n'en soient pas capables mais parce que le dossier n'a pas formulé clairement les attentes du maitre d'ouvrage en matière de structure du document.

Rédaction du contenu technique

Enfin, une fois le plan clairement défini l'entreprise peut alors procéder à la rédaction du contenu technique.

Cette étape ne devrait pas poser de problèmes sauf pour les débutants.

La rédaction du contenu doit suivre quelques principes clés :

  • Être précis et concret, en évitant les généralités
  • Utiliser un langage clair et accessible, en limitant le jargon technique
  • Illustrer les propos par des exemples concrets, des schémas ou des tableaux
  • Quantifier autant que possible les moyens et les résultats attendus
  • Mettre en avant la valeur ajoutée et les innovations proposées

Relecture et optimisation

Une fois la première version rédigée, il est pertinent de procéder à une relecture attentive et à une optimisation du document :

  • Vérifier la cohérence globale du document
  • S'assurer que tous les points du cahier des charges sont traités
  • Éliminer les répétitions et les informations non pertinentes
  • Améliorer la lisibilité (mise en page, titres, sous-titres, etc.)
  • Faire relire le document par une personne extérieure au projet de marché.

Cadre juridique

Code de la commande publique

Le Code de la commande publique encadre les procédures de passation des marchés publics et définit les critères d'attribution des offres.

L'article R2152-7 précise que pour attribuer le marché au soumissionnaire ayant présenté l'offre économiquement la plus avantageuse, l'acheteur se fonde sur une pluralité de critères non-discriminatoires et liés à l'objet du marché ou à ses conditions d'exécution.

Parmi ces critères, on retrouve notamment :

  • La qualité, y compris la valeur technique
  • Les délais d'exécution
  • Les conditions de livraison
  • Le service après-vente et l'assistance technique
  • Les performances en matière de protection de l'environnement
  • Les performances en matière d'insertion professionnelle des publics en difficulté

Critères d'attribution des offres selon l'article R2152-7 du Code de la commande publique

Cette article fournit une liste de critères de choix des offres sachant qu'il précise bien que "D'autres critères peuvent être pris en compte s'ils sont justifiés par l'objet du marché ou ses conditions d'exécution".

Article R2152-7 du Code de la commande publique

Version en vigueur au 10 janvier 2024
Création Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 - art.

Pour attribuer le marché au soumissionnaire ou, le cas échéant, aux soumissionnaires qui ont présenté l'offre économiquement la plus avantageuse, l'acheteur se fonde :

1° Soit sur un critère unique qui peut être :

a) Le prix, à condition que le marché ait pour seul objet l'achat de services ou de fournitures standardisés dont la qualité est insusceptible de variation d'un opérateur économique à l'autre ;

b) Le coût, déterminé selon une approche globale qui peut être fondée sur le coût du cycle de vie défini à l'article R. 2152-9 ;

2° Soit sur une pluralité de critères non-discriminatoires et liés à l'objet du marché ou à ses conditions d'exécution, parmi lesquels figure le critère du prix ou du coût et un ou plusieurs autres critères comprenant des aspects qualitatifs, environnementaux ou sociaux. Il peut s'agir des critères suivants :

a) La qualité, y compris la valeur technique et les caractéristiques esthétiques ou fonctionnelles, l'accessibilité, l'apprentissage, la diversité, les conditions de production et de commercialisation, la garantie de la rémunération équitable des producteurs, le caractère innovant, les performances en matière de protection de l'environnement, de développement des approvisionnements directs de produits de l'agriculture, d'insertion professionnelle des publics en difficulté, la biodiversité, le bien-être animal ;

b) Les délais d'exécution, les conditions de livraison, le service après-vente et l'assistance technique, la sécurité des approvisionnements, l'interopérabilité et les caractéristiques opérationnelles ;

c) L'organisation, les qualifications et l'expérience du personnel assigné à l'exécution du marché lorsque la qualité du personnel assigné peut avoir une influence significative sur le niveau d'exécution du marché.

D'autres critères peuvent être pris en compte s'ils sont justifiés par l'objet du marché ou ses conditions d'exécution.

Les critères d'attribution retenus doivent pouvoir être appliqués tant aux variantes qu'aux offres de base.

Jurisprudence relative aux mémoires justificatifs

Mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique

La jurisprudence a sanctionné la fourniture par une entreprise d'un mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique (TA Paris, 5 janvier 2024, n° 2328772) .

L'expérience d'une entreprise ne suffit pas à établir que son offre répond aux besoins du marché.
L'acheteur n'altère pas les termes des offres d'une société, à laquelle elle ne reproche que d'avoir fourni un mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché.
Offre irrégulière en raison d'une note technique inférieure à une note éliminatoire. Pour la mise en œuvre de chacun des critères de sélection des offres, acheteur ayant défini une méthode de notation par paliers combinée à la fixation d'une note éliminatoire. Méthode de notation ne méconnaissant pas les principes fondamentaux d'égalité de traitement des candidats.

Notice technique "stéréotypée"

Un rappel a été effectué sur ce point dans une décision du Conseil d’Etat (Conseil d’Etat, 8 février 2010, n° 314075, Commune de la Rochelle) ) concernant la Commune de La Rochelle.

Dans cette affaire, l’offre d’une société dotée d’une meilleure valeur technique a été illégalement écartée au profit d’un concurrent ayant présenté une proposition stéréotypée.

La haute juridiction a enjoint la collectivité à verser 150 000€ d’indemnisation à la société victime de cette erreur manifeste d’appréciation.

Considérant qu'il résulte de l'instruction que la société Atelier Blu a produit une "notice technique" qui, se bornant à dresser une liste générale de ses moyens immobiliers, en matériel, en véhicules et en personnel, n'exposait pas comment ces moyens techniques et humains seraient mis en oeuvre pour réaliser les éléments modulaires d'exposition, en vue de la restructuration du muséum d'histoire naturelle de la Rochelle;

qu'en revanche, la société Goppion a produit une "notice technique" qui, contrairement à ce que soutient la COMMUNE DE LA ROCHELLE, si elle contenait des indications valables pour toutes les vitrines d'exposition en général, n'était pas stéréotypée, dès lors qu'elle comportait des dispositions précises concernant l'opération projetée par la COMMUNE DE LA ROCHELLE, et décrivait de manière détaillée les moyens techniques et humains et les matériaux devant être utilisés sur ce chantier, ainsi que les lignes directrices des propositions pour la conservation des objets dans ces vitrines ;

qu'il résulte également des conclusions du rapport sur l'analyse des offres à laquelle a procédé le 12 mai 2003, en sa qualité de maître d'oeuvre, le gérant de la SARL d'architecture Abaque qui avait reçu de la commune mission de l'assister dans l'analyse des offres des sociétés candidates à l'attribution des lots du marché, que la notice technique présentée par la société Atelier Blu ne démontre pas qu'elle est apte à prendre en charge une réalisation de type muséographique telle que celle du muséum d'histoire naturelle de La Rochelle, alors que l'offre de la société Goppion répond aux prescriptions du marché et présente le maximum de garanties techniques ;

qu'ainsi, il résulte de l'instruction que la commission d'appel d'offres, qui était tenue d'apprécier la valeur technique des offres au regard d'une notice faisant état des moyens humains et techniques mis en oeuvre pour mener à bien l'opération et de tenir compte notamment de la qualité des matériaux et de la réalisation en vue de la bonne conservation des objets, a commis une erreur manifeste d'appréciation en estimant que la valeur technique des deux offres était équivalente ;

N'oublions pas que la notation du document pèse lourd dans la note finale.

Mémoire technique incomplet

L'offre d'une société, ne respectant pas les exigences formulées dans les documents de la consultation, est irrégulière.

L'article 11.2 du règlement de consultation du marché imposait que le candidat produise un mémoire technique " comprenant la description détaillée du bateau proposé (puissance, équipement à bord, longueur, largeur, capacité de couchage, description du laboratoire à bord, description de l'équipage et de ses compétences) ". Or, il résulte de l'instruction que le mémoire technique produit par la société Coeur d'Estuaire ne comporte aucune description du laboratoire, de l'équipage et de ses compétences. La mention dans ce mémoire que " Tout le matériel détaillé dans le cahier des charges est bien évidemment sur le bateau ainsi que le personnel demandé et tous les instruments et matériels de sécurité " ne suffisait pas au pouvoir adjudicateur pour se prononcer sur l'intégralité des caractéristiques et fonctionnalités requises par le cahier des clauses particulières, alors notamment que le laboratoire était nécessaire à la réalisation des prélèvements. Dans ces conditions, l'offre de la société Coeur d'Estuaire, ne respectant pas les exigences formulées dans les documents de la consultation, était irrégulière au sens des dispositions précitées du code des marchés publics (CAA de BORDEAUX, 24/05/2018, 16BX01333).

Mémoire technique non signé ni tamponné alors qu'exigé au RC

Un mémoire technique non signé ni tamponné et non conforme aux conditions exigées par le règlement de consultation et irrégularité de l’offre.

En effet, l'acheteur peut toujours exiger la signature d'un document de l'offre dans le règlement de la consultation. La méconnaissance de cette exigence peut entraîner le rejet de l'offre comme étant irrégulière.

C'est le sort d'une offre rejetée dans un marché public de prestations de nettoyage car son cadre réponse en format PDF pour chacun des lots n'était ni signé ni tamponné, contrairement à ce qui était prévu par le règlement de la consultation.

Le juge des référés a confirmé l'irrégularité de l'offre.

Rappelons qu’une offre irrégulière est une offre qui ne respecte pas les exigences formulées dans les documents de la consultation (Article L. 2152-1 et L. 2152-2 du Code de la commande publique (Tribunal Administratif de Marseille, 11 août 2023, n° 2306900).

Communication des mémoires techniques (CADA)

Une réponse ministérielle reproduite ci-dessous reprend la jurisprudence de la Commission d'Accès aux Documents Administratifs (CADA).:

En effet, le droit d'accès doit s'exercer dans le strict respect du secret en matière industrielle et commerciale, lequel recouvre le secret des procédés, le secret des informations économiques et financières et le secret des stratégies commerciales (Commission d'accès aux documents administratifs CADA, 15 juin 2006, n° 20062458).

Selon la jurisprudence constante de la CADA, les mémoires techniques des entreprises retenues ne sont pas communicables, car ils contiennent des informations couvertes par le secret en matière industrielle et commerciale, telles des mentions relatives aux moyens humains et techniques de l'entreprise considère, ainsi que son organisation et les procédures utilisées (CADA, 15 janvier 2009, n° 20090080).

Les notes méthodologiques peuvent être assimilées au mémoire technique (CADA, 19 mars 2009, n° 20090938). En conséquence, les mémoires de présentation des candidats retenus et leurs notes méthodologiques ne peuvent pas être communiqués aux candidats évincés.

Question écrite n° 13896 de M. Jean Louis Masson (Moselle - NI) et réponse du Ministère de l'économie, de l'industrie et de l'emploi publiée dans le JO Sénat du 23/09/2010 - page 2503

Marché de prestations de services intellectuels

Question écrite n° 13896 de M. Jean Louis Masson (Moselle - NI) publiée dans le JO Sénat du 17/06/2010 - page 1515

M. Jean Louis Masson demande à M. le ministre de l'intérieur, de l'outre-mer et des collectivités territoriales si dans un marché de prestations de services intellectuels les mémoires de présentation des candidats et les notes méthodologiques constituent des documents administratifs qui peuvent être communiqués aux candidats évincés. Transmise au Ministère de l'économie, de l'industrie et de l'emploi

Réponse du Ministère de l'économie, de l'industrie et de l'emploi publiée dans le JO Sénat du 23/09/2010 - page 2503

La loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration entre l'administration et le public pose le principe de la liberté d'accès aux documents administratifs. La plupart des documents élaborés ou détenus par les administrations au sens de l'article 1er de cette loi ont, de ce fait même, un caractère administratif. Il en est ainsi des documents de marchés publics.

Toutefois, certains secrets font obstacle à leur communication. En effet, le droit d'accès doit s'exercer dans le strict respect du secret en matière industrielle et commerciale, lequel recouvre le secret des procédés, le secret des informations économiques et financières et le secret des stratégies commerciales (Commission d'accès aux documents administratifs CADA, 15 juin 2006, n° 20062458).

Selon la jurisprudence constante de la CADA, les mémoires techniques des entreprises retenues ne sont pas communicables, car ils contiennent des informations couvertes par le secret en matière industrielle et commerciale, telles des mentions relatives aux moyens humains et techniques de l'entreprise considère, ainsi que son organisation et les procédures utilisées (CADA, 15 janvier 2009, n° 20090080).

Les notes méthodologiques peuvent être assimilées au mémoire technique (CADA, 19 mars 2009, n° 20090938). En conséquence, les mémoires de présentation des candidats retenus et leurs notes méthodologiques ne peuvent pas être communiqués aux candidats évincés.

Pondération des critères d'évaluation des offres : prix et valeur technique

Importance du mémoire technique via la pondération des critères

Dans le processus d'appels d'offres, le mémoire technique joue un rôle déterminant en permettant aux entreprises de présenter leur savoir-faire, leur expertise technique, et leur capacité à répondre aux exigences spécifiques de chaque consultation.

Son impact sur l'évaluation des offres est considérable, pouvant être noté à hauteur de 70%, ce qui souligne son poids dans la notation globale des soumissions.

Dans les marchés de prestations intellectuelles (études, formation, maîtrise d'œuvre, etc.), on observe souvent une pondération des critères d'attribution, mettant l'accent sur la valeur technique plutôt que sur le prix.

Par exemple une ventilation des critères d'évaluation pourrait être la suivante.

  • Prix : 30%
  • Valeur technique : décomposée comme suit :
    • Moyens humains affectés à la prestation (25%)
    • Moyens matériels affectés à la prestation (5%)
    • Méthodologie (20%)
    • Gestion de la qualité des prestations (15%)
    • Dispositions environnementales (5%)

Sachant que dans un marché de fournitures cela pourrait être l'inverse.

L'importance de cette pondération influe ainsi sur l'analyse des offres.

Critères d'évaluation des offres

Qualité technique de l'offre

Le mémoire technique dans un appel d'offres de marché public est un document fourni dans l'offre de l'entreprise soumissionnaire. Il permet à l'acheteur d'apprécier la qualité technique de l'offre. Ce document décrit les éléments techniques ou organisationnels des fournitures, services ou travaux objets du marché.

C'est pourquoi l'acheteur a intérêt de fournir une trame type de mémoire technique dans le dossier de consultation des entreprises. Se fondant notamment sur le CCTP la trame met en exergue les points demandés par l'acheteur à communiquer dans la réponse de l'entreprise.

Lors de l'analyse de la réponse l'acheteur doit vérifier les éléments produits. Lors de l'analyse comparative des offres, si certains éléments du mémoire technique s'avèrent inexacts, l'acheteur doit le prendre en compte pour la notation.  

Valeur technique et mémoire justificatif

C'est généralement via le critère de la valeur technique que le maitre d'ouvrage va noter l'offre technique. Il précisera souvent des sous-critères.

Le code de la commande publique intègre cette valeur dans un critère général de qualité pour choisir l'offre économiquement la plus avantageuse. Il s'agit ici non pas de retenir l'offre la moins-disante mais la plus performante au regard des critères d'évaluation des offres.

Le code de la commande publique précise ce qui nous intéresse ici sans le définir :

La qualité, y compris la valeur technique et les caractéristiques esthétiques ou fonctionnelles, l'accessibilité, l'apprentissage, la diversité, les conditions de production et de commercialisation, la garantie de la rémunération équitable des producteurs, le caractère innovant, les performances en matière de protection de l'environnement, de développement des approvisionnements directs de produits de l'agriculture, d'insertion professionnelle des publics en difficulté, la biodiversité, le bien-être animal.

Obligation d’objectivité dans l'analyse de la valeur technique par les acheteurs

Les acheteurs publics sont tenus par la réglementation d'effectuer une analyse technique objective des offres qui leur sont soumises, en se basant exclusivement sur les qualités intrinsèques des propositions.

Ils ne peuvent procéder à une évaluation orientée ou accorder une importance excessive aux références des candidats.

Comment réussir son mémoire technique pour remporter les marchés publics ?

Exigences et attentes des acheteurs

Méthodologie : une notion parfois différente selon les dossiers

La méthodologie utilisée par l'entreprise est souvent exigée et peut différer significativement d'un dossier à l'autre en raison des attentes spécifiques de l'acheteur.

Souvent, les dossiers de consultation ne définissent pas clairement ce qu'il faut entendre par "méthodologie" à expliciter par le candidat, créant ainsi des incertitudes importantes conduisant à la technique du copier-coller qui fait des ravages.

Les attentes des maitres d'ouvrage, c'est à dire des clients, peuvent faire l'objet de demandes de clarification avant des procéder à la rédaction du document.

Trame de mémoire technique et cadre de réponse

Trame de mémoire technique dans le règlement de la consultation

L'acheteur public diffuse souvent une trame de mémoire technique sous forme de plan que doivent respecter les entreprises. Une trame simplifie le travail de l'acheteur public mais également de l'entreprise respectivement pour faciliter l'analyse des offres et pour simplifier la rédaction du côté de l'entreprise.

Trame de mémoire technique imposée ou libre

Les dossiers de consultation des entreprises soit imposent le plan du mémoire technique à remettre soit laissent toute liberté aux entreprises pour la rédaction du document. Dans ce dernier cas, les soumissionnaires auront intérêt à s'inspirer des critères de choix des offres indiqués dans le règlement de la consultation.

Notons que le mémoire technique peut être ou non contractuel en fonction des dispositions posées par les documents de la consultation.

Exigences succinctes ou détaillées de l'acheteur

ATTENTION
Il ne faut PAS utiliser un mémoire technique-type pour rédiger votre offre technique.
Consultez cet article sur le sujet des offres génériques. 

Exigences succinctes

Exemple no 1 de trame imposée dans un marché de surveillance et gardiennage

Le mémoire justificatif des dispositions que le candidat se propose de mettre en oeuvre pour la réalisation des prestations demandées : ce mémoire précisera notamment :

  • Les moyens matériels et humains qui seront mis en oeuvre
  • Les mesures prises pour l'organisation et le bon déroulement des prestations
  • Les mesures prises pour l'hygiène et la sécurité.
Exemple no 2 de trame imposée dans un marché de services de gardiennage

Le mémoire technique détaillera les éléments suivants (au vu des prescriptions du CCTP) :

  • Qualité du personnel mis à disposition (composition, définition des rôles, curriculum vitae, qualifications) ;
  • Méthode de recrutement retenue pour les personnels affectés au marché ;
  • Gestion du marché :
    • équipe d'encadrement (savoir-faire et compétences d'encadrement affectés à l'exécution du marché),
    • formation spécifique aux prestations du marché,
    • contrôle du marché,
    • matériel utilisé pour la gestion du marché (uniformes, véhicules utilisés pour le marché) ;
  • Infrastructure du marché
    • pertinence des composantes techniques,
    • méthode d'établissement du planning,
    • capacité de réserve de main d'oeuvre; 
Exemple no 3 de trame imposée dans un marché de sécurité et gardiennage
  • Autorisation administrative délivrée et accordée par le préfet
  • Autorisation d'exercice pour le dirigeant ( extrait de casier judiciaire)
  • Attestation d'assurance
  • Composition de l'équipe : (formation, ancienneté, expérience, compétence)
  • Liste du personnel avec leur CV, leur inscription en préfecture de police, leur extrait de casier judiciaire, leur certificat de qualification professionnelle, copie du Permis B, copie des certificats de stage, attestations règlementaires d'aptitude physique Habilitation des profils proposés : habilitation confidentiel défense, attestation AFPS, habilitation électrique HOBO, formation aux manœuvres de secours sur ascenseurs, utilisation d'un ARICO (Appareil Respiratoire Isolant  Circuit Ouvert), DSA (Défibrillateur Semi-Automatique)
  • Plannings et rotation montrant l'organisation sur chaque site
  • Détail des équipements mis à disposition :
    • Moyens de communications radio et téléphone
    • Moyens de transports des équipes à l'intérieur du site principal voire entre sites
  • Délais d'intervention prévisibles
  • Modalités d'organisation des prestations
  • Organisation opérationnelle
  • Suivi des prestations
  • Dispositif mis en place par le titulaire en cas de défaillance, absence.
  • Autres documents que le soumissionnaire jugera utiles pour le jugement de l'offre
Exemple no 4 de trame imposée dans un marché de maintenance de portes automatiques

Le mémoire technique (document à fournir par le candidat) précisant les éléments suivants:

  • Les dispositions que l'entrepreneur se propose d'adopter pour l'exécution des prestations, précisant
    • la méthodologie détaillée
    • les moyens techniques
    • les moyens humains
  • Les principales mesures prévues pour assurer l'hygiène et la sécurité sur les chantiers (exemple de plan de prévention),
  • Les mesures mises en oeuvre par l'entreprise en matière environnementale /
    • réduction des nuisances sonores,
    • intégration des chantiers dans l'environnement,
    • gestion des déchets et le recyclage des matériaux., ..,

Exigences détaillées

Exemple no 5 de trame imposée dans un marché de conception de site Internet

Un mémoire technique, dans lequel le candidat fournira également les documents et informations suivantes : 

  • Pertinence technique de l'offre  :
    • Respect des critères d'accessibilité niveau AA du W3C en vue de l'obtention du label accessiweb argent
    • Aspect fonctionnel de la solution :
    • Fonctionnalités, ergonomie, présentation du front office
    • Fonctionnalités du back office (administration générale, interface de contribution, création et gestion de contenu, publication de contenu, création de site multilangage)
    • Un accès back-office. Cet outil en test présentera une arborescence simple de plusieurs niveaux, permettant de juger de la logique de configuration du CMS et son ergonomie, et les fonctionnalités de base pour l'intégration de pages et de contenus (minima texte et image) et leur organisation, permettant de juger la rapidité et l'intuitivité de la solution technique.
    • Aspect technique de la solution (intégration technique, performance et stabilité, sécurité, compatibilité annuaire, extensibilité) 
  • Méthodologie du candidat au moyen des éléments ci-après :
    • Organisation spécifique pour ce projet,
    • Moyens humains (qualifications des personnels) et matériels affectés spécifiquement au projet et pour chaque étape : études développement, essais,
    • Déroulement précis de chaque phase,
    • Détail de la documentation livrée a chaque étape du projet o Méthode / plan de formation du webmaster et des contributeurs
    • Maintenance corrective : actions, classification des anomalies, délais de traitement des actions selon leur nature. 
    Mise en oeuvre, organisation de la prestation et planification au moyen des éléments ci-après :
    • Un plan assurance qualité (PAQ) adapté au projet auquel sera assujetti l'ensemble des prestations,
    • Organisation du suivi des anomalies et évolutions de version lors des validations
    • Un planning global de l'opération faisant apparaitre clairement les différentes étapes du projet.
    • Hébergement 
      • Aspect hébergement de la solution : engagement de disponibilité, temps de réaction aux anomalies et performance.

    Exigences courantes des acheteurs

    Les entreprises retrouveront certaines demandes de manière récurrente et qui sont rédigées avec des expressions analogues.

    On trouve ainsi fréquemment des demandes concernant :

    Les moyens de l'entreprises qui seront affectés aux travaux ou à la prestation
    • Les moyens humains. Au titre des moyens humains sont souvent demandés l'organigramme de l'équipe affectée à la réalisation de la prestation, les CV, le nombre et la qualification des personnes prévues, ..
    • Les moyens matériels
    Les moyens mis en oeuvre par l'entreprise pour garantir la santé et la sécurité du chantier (marchés de travaux)
    La qualité des travaux ou des prestations
    Le respect des délais d'exécution
    Les considérations environnementales
    • La gestion des déchets (marchés de travaux)
    • La gestion des nuisances (marchés de travaux)

    .

    Voir : exemple de mémoire technique type dans le bâtiment (BTP)

    Voir : exemple de plan de mémoire technique dans le gardiennage et la surveillance.

    Conclusion et synthèse

    Difficultés de l'exercice

    Contrairement aux marchés privés il s'agit ici d'un exercice imposé qui obéit à des règles même s'il existe une part de subjectivité dans l'appréciation des sous-critères de la valeur technique.

    Nous avons vu que ce document est déterminant dans l'analyse des offres et leur notation finale. Les acheteurs publics ou privés ont des exigences précises, qu'il est impératif de respecter et de personnaliser.

    Pour rédiger un mémoire technique dans les règles, vous devez :

    • Eviter les erreurs des débutants comme l'utilisation de modèles (voir les mises en garde de certains acheteurs) ou l'explication du CCTP qui n'est pas le but de la demande
    • Savoir décrypter les exigences du dossier de consultation
    • Bien connaître les critères d'évaluation des offres
    • Savoir rédiger le plan détaillé et spécifique du document (c'est de loin le plus difficile)
    • Respecter scrupuleusement la trame imposée le cas échéant
    • Compléter les éléments techniques (Mettre en avant vos moyens humains et matériels dédiés, détailler votre méthodologie et votre organisation sur-mesure, illustrer votre capacité à respecter les délais et la qualité).

    Importance de l'investissement dans la rédaction

    L'investissement dans la rédaction du mémoire technique est important pour plusieurs raisons :

    • Impact majeur sur la notation : Le mémoire technique représente souvent 60% à 70% de la note finale.
    • Différenciation de la concurrence : Un mémoire de qualité permet de se démarquer, même face à des concurrents proposant des prix plus bas.
    • Démonstration du professionnalisme : La qualité du mémoire reflète le sérieux et la compétence de l'entreprise.
    • Anticipation de la réalisation : Un mémoire bien pensé facilite la mise en œuvre du projet si le marché est remporté.

    En conclusion, maîtriser l'exercice subtil du mémoire technique nécessite expertise des procédures et rigueur dans le respect des exigences. C'est un investissement nécessaire qui, s'il est bien mené, vous démarquera de vos concurrents.

    Cette synthèse met en évidence les points essentiels pour vous aider à créer le meilleur mémoire technique possible dans vos réponses aux appels d'offres.

    Formez-vous ou faites vous accompagner

    Pour une formation mémoire technique pour vos réponses aux appels d'offres

    Pour une formation ou de l’assistance à la rédaction du mémoire technique, un accompagnement à la réponse marchés publics y compris la réponse électronique merci de contacter l’auteur du site.

    Informations ou devis (formation ou assistance)

    BTP, bâtiment et travaux publics, VRD, sécurité surveillance et gardiennage, nettoyage, ... sont particulièrement concernés

    De nombreux marchés de travaux dans la commande publique s'appuient sur le mémoire technique pour noter une offre comme : le BTP (Travaux publics, peinture, gros oeuvre, électricité, ...), la sécurité et gardiennage, le nettoyage des locaux, la formation professionnelle, les espaces verts, la maitrise d'oeuvre, l'informatique, ...

    Compte tenu de l'importance et de la complexité de la rédaction des mémoires techniques, il peut être judicieux de faire appel à une assistance professionnelle :

    • Formations spécialisées : Pour maîtriser les techniques de rédaction et comprendre les attentes des acheteurs publics.
    • Accompagnement personnalisé : Pour bénéficier d'un regard expert sur vos mémoires techniques et les optimiser.

    En investissant dans le développement de vos compétences en rédaction de mémoires techniques, vous augmentez significativement vos chances de remporter des marchés publics et de développer votre activité.

    N'hésitez pas à nous contacter pour bénéficier d'une formation sur mesure ou d'une assistance dans la rédaction de vos prochains mémoires techniques. Notre expertise vous permettra d'optimiser vos réponses aux appels d'offres et d'accroître votre taux de réussite dans les marchés publics.

    MAJ 10/01/24