Rédiger un mémoire technique efficace pour les marchés publics
La qualité d’un mémoire technique joue un rôle déterminant dans l’évaluation des offres en marché public.
Le jugement du tribunal administratif de Paris du 5 janvier 2024, n° 2328772, illustre les risques liés à un mémoire technique trop général et insuffisamment adapté aux besoins du marché.
Cette décision permet de dégager plusieurs enseignements utiles pour préparer un mémoire technique précis et adapté à chaque consultation.
Les risques liés aux mémoires techniques génériques
L’affaire jugée par le tribunal administratif de Paris met en évidence une pratique fréquente chez les entreprises qui répondent aux marchés publics. Certaines utilisent un mémoire technique type ou reprennent largement des documents élaborés pour des consultations précédentes.
Cette méthode peut sembler faire gagner du temps. Elle présente pourtant un risque lorsque le contenu reste trop général ou ne répond pas précisément aux besoins de l’acheteur.
Lors de l’analyse de la valeur technique des offres, les acheteurs rencontrent notamment trois difficultés fréquentes :
- un mémoire technique construit à partir d’un modèle peu adapté au marché
- un recours important au copier-coller avec peu d’adaptations
- un document qui ne répond pas précisément aux besoins de l’acheteur ou qui comporte des oublis
Ces pratiques peuvent conduire à une mauvaise notation de l’offre.
Les personnes chargées d’évaluer les offres connaissent généralement très bien le besoin, notamment lorsqu’elles ont participé à sa définition. Elles repèrent donc assez facilement un document générique ou insuffisamment personnalisé.
Une offre qui contient peu d’éléments propres au marché risque ainsi d’obtenir une note technique plus faible.
Les enseignements du tribunal pour le mémoire technique
Dans cette affaire, Paris Habitat reprochait à l’entreprise d’avoir fourni un mémoire technique « trop général et donc insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché ».
Cette appréciation permet d’identifier plusieurs points de vigilance.
1. Adapter le mémoire aux besoins du marché
Un mémoire technique trop général ou composé d’informations vagues risque d’être mal évalué.
Le document doit montrer que l’entreprise a compris les exigences propres au marché. Son contenu doit donc être directement lié aux besoins exprimés dans le dossier de consultation.
2. Apporter des réponses précises
Les formules générales et les phrases toutes faites apportent peu d’informations à l’acheteur.
Lorsque le dossier de consultation le demande, le mémoire doit présenter de manière concrète les moyens techniques, les moyens humains, l’organisation prévue et les éléments permettant d’apprécier la capacité de l’entreprise à exécuter les prestations.
Une réponse précise permet à l’acheteur de mieux apprécier la qualité de l’offre.
3. Construire une offre technique adaptée à chaque consultation
Le contenu du mémoire doit être adapté aux exigences du dossier de consultation.
Selon les demandes de l’acheteur, il peut notamment être nécessaire de présenter les moyens humains et matériels mobilisés, la méthodologie prévue, les mesures environnementales ou d’autres éléments techniques.
Le copier-coller effectué sans analyse préalable du dossier présente donc un risque important.
Revoir les pratiques de rédaction des mémoires techniques
L’affaire concernait l’utilisation d’un document jugé trop général au regard des besoins du marché.
Elle confirme les difficultés auxquelles s’exposent les entreprises lorsqu’elles utilisent des mémoires techniques génériques.
Même en l’absence de sanction particulière liée au seul fait d’utiliser un modèle, un document insuffisamment adapté peut entraîner une mauvaise évaluation de l’offre.
Un mémoire générique oblige également l’évaluateur à rechercher les informations réellement pertinentes au milieu de développements qui ne répondent pas directement aux attentes du marché.
Le jugement n’introduit toutefois pas une pratique nouvelle. Les acheteurs tiennent depuis longtemps compte du caractère précis et adapté des réponses lors de l’analyse de la valeur technique.
Rédiger un mémoire technique pour obtenir la meilleure note possible
La rédaction du mémoire doit partir des exigences du dossier de consultation.
L’entreprise doit notamment :
- respecter les exigences particulières du dossier
- comprendre les attentes de l’acheteur
- rédiger chaque réponse en fonction de ces attentes
Plusieurs pratiques permettent d’améliorer la qualité du document.
1. Eviter les approches trop génériques
L’utilisation systématique de mémoires types, d’exemples ou de copier-coller complique la personnalisation du document.
Adapter un modèle existant peut également demander beaucoup de temps lorsqu’il faut reprendre sa structure, supprimer les développements inutiles et vérifier que toutes les exigences du marché sont traitées.
Il peut être plus efficace de construire directement un plan spécifique à la consultation, puis de compléter chaque partie avec les informations attendues.
2. Construire un plan propre au marché
Chaque mémoire technique doit être organisé à partir du dossier auquel l’entreprise répond.
Le sommaire peut ainsi reprendre une structure spécifiquement conçue pour la consultation.
L’entreprise peut utiliser l’expérience acquise sur des projets précédents, à condition d’intégrer ces éléments de manière adaptée au marché concerné.
3. Clarifier les exigences lorsque cela est nécessaire
Lorsque certains documents de la consultation manquent de précision, l’entreprise peut utiliser le dispositif de questions-réponses prévu par la consultation pour demander des précisions à l’acheteur.
Une bonne compréhension des exigences permet de rédiger un mémoire technique plus ciblé.
4. Développer les compétences en rédaction de mémoire technique
La formation à la rédaction des mémoires techniques peut aider les entreprises à mieux comprendre les attentes des acheteurs et à structurer leurs réponses.
L’objectif consiste à savoir adapter chaque mémoire aux exigences propres à la consultation.
Pour approfondir la rédaction des mémoires techniques et suivre les évolutions de la jurisprudence en matière de marchés publics, consultez notre programme de formation sur le mémoire technique d’une journée.
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Analyse du jugement TA Paris, 5 janvier 2024, n° 2328772
Portée de la décision sur le mémoire technique
Cette décision concerne notamment l’appréciation d’un mémoire technique jugé trop général et insuffisamment précis au regard des besoins du marché.
Elle rappelle également les règles applicables au contrôle de la méthode de notation des offres.
Paris Habitat avait lancé, par avis d’appel public à concurrence, une procédure d’appel d’offres ouvert portant sur la conclusion d’un accord-cadre relatif à la fourniture et à la pose de détecteurs avertisseurs autonomes de fumée et de monoxyde de carbone dans les logements gérés par l’office.
La société requérante avait présenté trois offres. Paris Habitat les a rejetées le 7 décembre 2023.
L’entreprise a alors saisi le juge des référés afin d’obtenir l’annulation de la procédure de publicité et de mise en concurrence ainsi que de la décision rejetant ses offres.
La procédure engagée était un référé précontractuel. Cette voie de recours permet à un candidat évincé de contester la régularité d’une procédure de passation avant la signature du contrat.
La société invoquait notamment une dénaturation de ses offres et l’irrégularité de la méthode de notation.
Paris Habitat soutenait au contraire que la procédure et le rejet des offres étaient réguliers.
Les règles relatives aux offres irrégulières
Le tribunal rappelle les dispositions de l’article L. 2152-1 du code de la commande publique.
Cet article prévoit que l’acheteur écarte les offres irrégulières, inacceptables ou inappropriées.
L’article L. 2152-2 définit l’offre irrégulière comme une offre qui ne respecte pas les exigences formulées dans les documents de la consultation, notamment parce qu’elle est incomplète, ou qui méconnaît la législation applicable, notamment en matière sociale et environnementale.
L’absence de dénaturation des offres
Le tribunal rappelle que le juge du référé précontractuel ne contrôle pas l’appréciation portée par l’acheteur sur la valeur d’une offre ni les mérites respectifs des différentes offres.
Il lui appartient en revanche de vérifier que le pouvoir adjudicateur n’a pas dénaturé une offre en méconnaissant ou en altérant manifestement son contenu.
Dans cette affaire, le tribunal a considéré que Paris Habitat n’avait pas altéré les termes des offres de la société.
L’acheteur lui reprochait d’avoir fourni un mémoire technique trop général, insuffisamment précis et insuffisamment spécifique au regard des besoins du marché.
Le tribunal a donc écarté le moyen tiré de la dénaturation des offres.
La méthode de notation
Le tribunal rappelle également que l’acheteur définit librement la méthode de notation utilisée pour mettre en œuvre les critères de sélection des offres qu’il a définis et rendus publics.
Cette méthode devient toutefois irrégulière lorsqu’elle méconnaît les principes fondamentaux d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures.
Dans cette affaire, Paris Habitat utilisait une méthode combinant une notation par paliers et une note éliminatoire.
Le tribunal a jugé cette méthode régulière.
Il a notamment relevé qu’elle permettait d’éliminer certaines offres sans procéder à leur classement et que la note éliminatoire, fixée à moins de 25 points et donc en dessous de la moyenne, n’était pas excessivement sévère.
Le moyen tiré de l’irrégularité de la méthode de notation a donc également été écarté.
Décision du tribunal
Le tribunal administratif de Paris a rejeté les demandes de la société tendant à l’annulation de la procédure de passation et du rejet de ses offres.
TA Paris, 5 janvier 2024, n° 2328772.