Réussir son mémoire technique pour remporter les marchés publics

Pourquoi un mémoire technique générique pénalise votre offre ?

Dans certains marchés publics, la valeur technique compte pour 50 à 60 % de la note globale, parfois 70 %. Un mémoire qui répond mal aux attentes de l'acheteur peut donc faire perdre le marché, même à une entreprise compétente.

Pour gagner du temps, certaines entreprises reprennent un ancien document ou un modèle trouvé sur Internet. Elles remplacent le nom du marché, modifient quelques passages et conservent le reste. Le résultat décrit souvent leur activité et leurs moyens habituels, sans expliquer précisément comment elles répondront au besoin.

Cette approche risque de faire baisser la note technique. Dans certaines situations, elle peut aussi conduire à l'élimination de l'offre.

Les limites des mémoires techniques types

Utiliser les anciens mémoires comme une bibliothèque

Un ancien mémoire peut rendre service. Il contient parfois des fiches de matériel, des méthodes de travail, des procédures de contrôle ou des exemples de planning. Certains éléments sont réutilisables après vérification, à condition de les adapter aux prestations demandées.

Pour construire le nouveau mémoire, ne partez pas d'un ancien mémoire mais du dossier de consultation. Vous sélectionnerez ensuite, dans vos documents existants, les contenus réellement utiles que vous adapterez.

Les contraintes changent d'un marché à l'autre. Deux chantiers comparables peuvent avoir des délais, des accès ou des obligations environnementales différents. Un modèle repris même partiellement risque de passer à côté de ces particularités.

Prenons un marché de menuiseries. La liste du matériel de l'entreprise renseigne l'acheteur, mais ce n'est pas pertinent. Selon le RC et CCTP, il faudra probablement préciser les équipes affectées au chantier, les moyens de manutention, l'organisation des interventions, les disposition environnementales et sociales, ...

Remplacer les promesses générales par des informations précises

« Personnel qualifié », « matériel adapté », « respect des délais ». Ces formules sont courantes, mais elles ne disent presque rien des moyens prévus pour le marché.

Une entreprise de nettoyage sera plus pertinente si elle indique combien de personnes interviendront sur le site, à quels horaires, avec quels équipements et selon quelles modalités de contrôle. L'acheteur peut alors apprécier l'organisation proposée, plutôt que de s'en tenir à une promesse.

Ce sont ces renseignements, lorsqu'ils correspondent aux critères annoncés, qui permettent de mieux évaluer la valeur technique de l'offre.

Les conséquences sur la notation et la régularité de l'offre

Des points perdus malgré l'expérience de l'entreprise

Une bonne expérience ne garantit pas une bonne note. L'acheteur apprécie l'offre à partir des critères et sous-critères prévus par la consultation. Encore faut-il trouver dans le mémoire les informations nécessaires pour la noter.

Des méthodes d'exécution mal décrites, un planning trop général ou des moyens non précisés peuvent pénaliser la valeur technique. Lorsque ce critère est fortement pondéré, la perte de quelques points peut modifier le classement.

Dans quels cas l'offre peut-elle être éliminée ?

Un acheteur peut prévoir un seuil de note éliminatoire, sous réserve de respecter les règles applicables et de le porter à la connaissance des candidats. Une offre qui n'atteint pas ce seuil peut alors être écartée.

Dans un jugement du TA Paris du 5 janvier 2024, n° 2328772, le tribunal a examiné des offres dont le mémoire avait été jugé « trop général et donc insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché ». Pour chacun des trois lots concernés, la note technique était de 16,50/50, alors que le règlement de consultation prévoyait un seuil éliminatoire de 25/50. Le tribunal n'a pas remis en cause l'élimination des offres.

L'irrégularité répond à une autre règle. Selon l'article L2152-2 du Code de la commande publique, une offre est irrégulière lorsqu'elle ne respecte pas les exigences des documents de la consultation, notamment, ou la législation applicable.

Un mémoire vague peut donc recevoir une mauvaise note sans rendre automatiquement l'offre irrégulière. En revanche, une réponse qui omet une exigence obligatoire du DCE peut poser un problème de régularité.

Comment rédiger un mémoire technique adapté au marché ?

Préparer le plan en lisant le DCE

Commencez par le règlement de consultation, le CCTP et les autres pièces du dossier. Relevez ce que l'acheteur demande, les conditions dans lesquelles les prestations seront exécutées et les éléments qui serviront à évaluer votre offre.

Pour préparer le plan, passez en revue les points suivants.

• Les critères et sous-critères de notation et les informations attendues pour chacun. Attention, cela peut être insuffisant car parfois dans le RC il est nécessaire de se référer à d'autres exigences. C'est souvent omis par les soumissionnaires.
• Les prestations du CCTP, les délais et les contraintes d'intervention.
• Les obligations réglementaires, environnementales et de sécurité.
• Les difficultés prévisibles et les solutions envisagées.
• Les rubriques à intégrer dans un plan détaillé adapté au marché.

Si un cadre de réponse technique est imposé, suivez-le. Sinon, construisez vos chapitres autour des critères d'évaluation, d'autres éléments du RC et des besoins propres au marché.

Faire comprendre comment vous allez travailler

À la lecture du mémoire, l'acheteur doit pouvoir se représenter l'exécution des prestations. Qui intervient ? Quel matériel sera utilisé ? Comment les tâches seront-elles organisées, suivies et contrôlées ? Et que prévoyez-vous en cas de difficulté ?

Les réponses dépendent du marché. Elles peuvent notamment présenter les éléments suivants.

• Les moyens humains avec les effectifs affectés, les fonctions, les qualifications et l'encadrement.
• Les moyens matériels avec les équipements prévus, leurs caractéristiques et leur utilisation.
• L'organisation avec les méthodes de travail, le déroulement des interventions, les contrôles et la sécurité.
• L'expérience avec des références comparables dont vous expliquez l'intérêt pour ce marché.
• Les délais avec les étapes du planning, les moyens mobilisés et les dispositions prévues en cas d'aléa.

Un planning peut rendre l'enchaînement des tâches plus lisible. Un organigramme montre qui fait quoi. Une fiche technique aide à vérifier les caractéristiques d'un équipement. Choisissez ces documents en fonction de ce qu'ils apportent à la réponse et des exigences du dossier.

Évitez les longues présentations de l'entreprise et les catalogues de références sans lien avec les prestations. Privilégiez les informations qui aident à comprendre et à évaluer votre proposition.

Contrôler le mémoire avant de déposer l'offre

À la fin, relisez votre mémoire avec le règlement de consultation et le CCTP sous les yeux. Cherchez les réponses manquantes, les contradictions et les engagements difficiles à tenir.

• Chaque critère et sous-critère reçoit une réponse suffisamment précise.
• Les effectifs et les matériels annoncés correspondent aux prestations.
• Les méthodes, les délais et les engagements respectent les exigences du CCTP.
• Les passages repris d'anciens mémoires ont été vérifiés et adaptés au marché.
• Les schémas, photographies, fiches techniques et plannings apportent une information utile.
• Le document ne contient pas d'incohérence, d'engagement incompatible ou de réponse incomplète.

Vérifiez également les pièces à joindre et les consignes de présentation, notamment les éventuelles limites de pages. Cette dernière lecture évite de découvrir une omission après le dépôt.