Répondre aux appels d'offres publics : La constitution d'un dossier de réponse type

5 étapes pour répondre à un appel d'offres public pour les PME

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Transmettre une candidature et une offre pour un marché public nécessite de la méthode et il est conseillé de respecter des étapes incontournables. Les entreprises débutantes commettent souvent des erreurs qui sont compréhensibles. L'une d'elles consiste à vouloir calquer la méthode utilisée dans les marchés privés alors qu'ici le procédure de réponse est bien plus contraignante.

Si dans un marché privé l'entreprise qui consulte des fournisseurs a une grande liberté pour mener ses négociations il en va différemment lorsqu'il s'agit de la commande publique. En effet, des règles relativement strictes trouvent ici à s'appliquer ce qui rend la procédure de réponse beaucoup plus formelle donc plus lourde.

Le processus de réponse permet d'identifier certaines étapes incontournables :

Etape 0 : La constitution d'un dossier de réponse type

Pour se préparer à répondre à des marchés publics, une fois que l'entreprise dispose d'un minimum de connaissance sur le formalisme  permettant d'aborder la rédaction des dossiers de réponse, il est utile qu'elle se constitue un dossier type de réponse.

Attention il ne s'agit que d'une trame destinée à préparer le travail et en aucun cas d'un dossier qui serait utilisé de manière répétitive avec peu d'adaptations comme on le constate parfois. Une candidature et une offre nécessitent de la réflexion et de la personnalisation, d'où du temps à passer qui sera généralement conséquent.

Un dossier type ne peut servir que de bibliothèque pour y puiser des éléments relativement répétitifs qui seront dans tous les cas adaptés à chaque dossier de manière plus ou moins importante.

Quels documents peuvent faire l'objet d'une préparation préalable en vue d'une réutilisation partielle ?

  1. Le formulaire DC1 (ancien DC4) qui est la lettre de candidature et qui peut service d'habilitation du mandataire par ses cotraitants. Le formulaire dispose d'une notice explicative du DC1.
  2. Le formulaire DC2 (ancien DC5) qui est la déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement. Le formulaire dispose d'une notice explicative du DC2.
    • Le candidat s'attachera en particulier aux pièces demandées par l'acheteur et qui seront annexées à la rubrique G du formulaire DC2 (G - Récapitulatif des pièces à fournir à l’appui de la candidature). Il s'agit du récapitulatif des pièces demandées par le pouvoir adjudicateur ou l’entité adjudicatrice dans l'avis d'appel public à la concurrence, le règlement de consultation ou la lettre de consultation qui doivent être fournies, en annexe du DC2, par le candidat individuel ou le membre du groupement pour justifier de ses capacités professionnelles, techniques et financières.
  3. Eventuellement le formulaire NOTI2 (ancien DC7) qui est l'état annuel des certificats reçus. Le NOTI2 remplace les attestations fiscales et sociales. Le NOTI2, ou ses équivalents, ne peut être exigé au stade de la candidature.
  4. Le mémoire technique, document non expressément prévu dans le code des marchés publics qui sert principalement à juger de la valeur technique d'une offre. Chaque acheteur a ses habitudes mais il est courant de rencontrer des synonymes au mémoire technique comme "mémoire justificatif", "mémoire explicatif", "note explicative", "note méthodologique", ...
    • Attention :
      • Il est déconseillé de rédiger un mémoire type standard qui sera réutilisé en l'état ou avec peu de modifications dans les réponses de l'entreprise. Chaque mémoire technique doit impérativement être personnalisé en fonction des demandes de l'acheteur public. Parfois le règlement de la consultation fournit une trame à respecter. De manière générale les documents de l'acheteur sont plus ou moins clairs en fonction des compétences et de l'expérience du rédacteur du dossier de consultation.
      • De même rechercher des modèles de mémoire technique ou des exemples de mémoire technique ne constituent pas une méthode efficace pour améliorer la note du mémoire technique. Il est préférable de partir directement des exigences de l'acheteur pour construire un document spécifique qui aura l'avantage de répondre exactement à la demande et dans l'ordre de ce qui est demandé.