Mémoire technique dans les marchés publics - Mémoire justificatif : BTP, gardiennage, sécurité, ...

Mémoire technique dans les appels d'offres publics et privés

Le mémoire technique est un document fréquemment exigé dans les offres à remettre dans les marchés publics. Au titre des critères de choix des offres les entreprises seront notamment jugées via un critère de valeur technique. La valeur technique d'une offre est généralement jugée sur pièces par la notation d'un document généralement appelé mémoire technique.

On trouve cependant d'autres expressions dans les règlements de consultation comme "mémoire explicatif", "mémoire justificatif", "note méthodologique", "offre technique", ... 

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BTP, bâtiment et travaux publics, VRD, sécurité surveillance et gardiennage, nettoyage, ... sont particulièrement concernés

De nombreux marchés s'appuient sur le mémoire technique pour noter une offre comme : le BTP (Travaux publics, peinture, gros oeuvre, électricité, ...), la sécurité et gardiennage, le nettoyage des locaux, la formation professionnelle, les espaces verts, la maitrise d'oeuvre, l'informatique, ...

Dans le bâtiment sont concernés de nombreux travaux : Charpente, couverture zinguerie, chauffage ventilation climatisation frigorifique, démolition, désamiantage, électricité sécurité, téléphone, équipements agencements et mobilier, étanchéité, protection, forages et fondations, gros œuvre, menuiserie et fermetures, peinture, ravalement, plâtrerie, plomberie, sanitaires, revêtements de sols et murs, carrelage, faïence, serrurerie métallerie, TCE Tous Corps d'Etat, terrassement, vitrerie miroiterie, VRD Espaces extérieurs, ...

Modèle de mémoire technique type à éviter et personnalisation nécessaire

La pratique qui consiste à utiliser un mémoire type ou exemples de mémoires est à proscrire pour des raisons évidentes. Il faut partir de la demande de l'acheteur public et non pas de ce que l'on s'image être bien pour lui. Si l'entreprise soumissionnaire peut naturellement rédiger une mémoire technique type, ce document ne peut servir naturellement à répondre au dossier concerné qui dans tous les cas doit être personnalisé. Toute entreprise un peu habituée aux réponses aux appels d'offres sait que l'utilisation de modèles de documents types est pénalisante.

Ainsi la recherche des exemples de mémoire technique type n'a  aucun intérêt et ne peut être utilisé que pour donner des idées. Cependant, l'entreprise peut toujours se confectionner une bibliothèque d'informations réutilisables, qui seront alors adaptées à la consultation et naturellement enrichies en fonction du contexte.

Analyse des offres et mémoire technique

Le mémoire technique dans un appel d'offres de marché public est un document fourni dans l'offre de l'entreprise soumissionnaire. Il permet à l'acheteur d'apprécier la qualité technique de l'offre. Ce document décrit les éléments techniques ou organisationnels des fournitures, services ou travaux objets du marché.

C'est pourquoi l'acheteur a intérêt de fournir une trame type de mémoire technique dans le dossier de consultation des entreprises. Se fondant notamment sur le CCTP la trame met en exergue les points demandés par l'acheteur à communiquer dans la réponse de l'entreprise.

Lors de l'analyse de la réponse l'acheteur doit vérifier les éléments produits. Lors de l'analyse comparative des offres, si certains éléments du mémoire technique s'avèrent inexacts, l'acheteur doit le prendre en compte pour la notation.  

Trame de mémoire technique dans le règlement de la consultation

L'acheteur public diffuse souvent une trame de mémoire technique sous forme de plan que doivent respecter les entreprises. Une trame simplifie le travail de l'acheteur public mais également de l'entreprise respectivement pour faciliter l'analyse des offres et pour simplifier la rédaction du côté de l'entreprise. 

Trame de mémoire technique imposée ou libre

Les dossiers de consultation des entreprises soit imposent le plan du mémoire technique à remettre soit laissent toute liberté aux entreprises pour la rédaction du document. Dans ce dernier cas, les soumissionnaires auront intérêt à s'inspirer des critères de choix des offres indiqués dans le règlement de la consultation.

Notons que le mémoire technique peut être ou non contractuel en fonction des dispositions posées par les documents de la consultation.

Les demandes sont parfois très succinctes (voir les 3 exemples ci-dessous)

Exemple no 1 de trame imposée dans un exemple tiré d'un marché de surveillance et gardiennage) :

Le mémoire justificatif des dispositions que le candidat se propose de mettre en oeuvre pour la réalisation des prestations demandées : ce mémoire précisera notamment :

Exemple no 2 de trame imposée dans un exemple tiré d'un marché de services de gardiennage :

Le mémoire technique qui détaillera les éléments suivants (au vu des prescriptions du CCTP) :

Exemple no 2 bis

Exemple no 3 de trame imposée dans un exemple tiré d'un marché de maintenance de portes automatiques

Le mémoire technique (document à fournir par le candidat) précisant les éléments suivants:

Les demandes sont parfois bien détaillées (voir l'exemple ci-dessous)

Exemple no 4 de trame imposée et ici détaillée dans un exemple tiré d'un marché de conception de site Internet

Un mémoire technique, dans lequel le candidat fournira également les documents et informations suivantes : 

  • Pertinence technique de l'offre  :
    • Respect des critères d'accessibilité niveau AA du W3C en vue de l'obtention du label accessiweb argent
    • Aspect fonctionnel de la solution :
  • Méthodologie du candidat au moyen des éléments ci-après :
  • Mise en oeuvre, organisation de la prestation et planification au moyen des éléments ci-après :
  • Hébergement 
  • Demandes fréquentes

    Les entreprises retrouveront certaines demandes de manière récurrente et qui sont rédigées avec des expressions analogues.

    On trouve ainsi fréquemment des demandes concernant :

    1 - Les moyens de l'entreprises qui seront affectés aux travaux ou à la prestation

    1.1 Les moyens humains

    1.1 Les moyens matériels

    2 - Moyens mis en oeuvre par l'entreprise pour garantir la santé et la sécurité du chantier (marchés de travaux)

    3 - Dispositions prises  par l'entreprise pour assurer la qualité des travaux ou des prestations

    4 - Dispositions prises par l'entreprise pour respecter les délais d'exécution

    5 - Dispositions prises par l'entreprise pour assurer la gestion des déchets (marchés de travaux)

    6 - Dispositions prises par l'entreprise pour assurer la gestion des nuisances (marchés de travaux)

    7 - Dispositions relatives aux considérations environnementales.

    Trame type pour un marché de travaux (Source OEAP)

    1 - Moyens humains et matériels affectés spécifiquement au chantier

    A titre indicatif pourront être explicités les éléments suivants :

    1.1 Moyens humains

    1.1.1.  Organigramme fonctionnel de l'agence ou de l'équipe affectée à l'opération avec les coordonnées de chacun (Etudes, PAQ, Réalisations)

    1.1.2.  Nombre de personnes affectées au chantier (mini ou maxi selon planning) :

    Autres dispositions prévues par l'entreprise (personnes pressenties pour la réalisation avec l'ancienneté dans l'entreprise, la qualification, l'autonomie et les responsabilités).

    1.2 - Moyens en matériel

    1.2.1. Description du matériel

    Exemples :

    Le personnel ci-dessus désigné a déjà une bonne connaissance de ce type de travaux à réaliser et aura :

    ..véhicules attitrés au transport du matériel et de l'approvisionnement des fournitures
    ..véhicules  pour  le  déplacement  éventuel  d'un  technicien  pour  une  intervention d'urgence.

    1.2.2.  Matériels les plus adaptés au chantier

    Exemple :

    Pour  la  réalisation des  travaux, le  personnel est  doté  de  son  équipement de  protection individuelle et de son outillage d'électricien afin d'être autonome.

    1.3 Produits proposés pour le chantier

    Exemples :

    Caractéristiques techniques des produits proposés (fournir les fiches techniques) Garantie du produit (attestation fournisseur de 2 ans, 3 ans et plus de 3 ans). La fourniture principale du lot est certifiée NF environnement ou équivalent. Toutes les autres fournitures bénéficient de la certification.

    1.4 - Moyens apportés par les sous-traitants (le cas échéant)

    Le candidat peut demander que soient également prises en compte les capacités, techniques d'un ou de plusieurs sous-traitants : il peut être précisé les moyens humains et matériels éventuellement mis à disposition par ce ou ces sous-traitants et leurs apports techniques pendant la durée d'exécution du marché.

    2.Contraintes d'exécution des travaux et solution proposée

    Il  s'agit  de  permettre  au  maitre  d'ouvrage  (et  au  maitre  d'oeuvre)  de  connaitre  les contraintes  que  l'entreprise  aurait  détectées  lors  de  l'étude  du  dossier  et  liées  à l'exécution  de   ses   propres  travaux  et   ceux  des   autres  corps  d'état.  Un   dossier photographique précisant ces contraintes pourra être joint au mémoire technique.

    A titre indicatif pourront être explicités les éléments suivants et les solutions apportées :

    2.1 Contraintes (de site) identifiées par l'entreprise comme étant susceptibles d'affecter l'exécution des travaux

    Exemple : Travaux en milieu occupé.

    2.2 Dispositions envisagées pour traiter la contrainte

    Exemples :

    3. Moyens mis en œuvre par l'entreprise pour garantir la sante et la sécurité du chantier

    Il  s'agit  de  permettre  au  maitre  d'ouvrage  (et  au  maitre  d'oeuvre)  de  connaitre  les dispositions prises par l'entreprise pour gérer l'hygiène et la sécurité et juger ainsi de leur performance (respect des lois et de la règlementation en vigueur).

    A titre indicatif, il peut être précisé ici les éléments suivants :

    3.1 - Installation de chantier : description, bureaux, moyens de liaison, ateliers, aire de stockage des matériaux

    3.2 - Hygiène et sécurité sur le chantier : principales mesures prévues pour les assurer (en l'absence de plan général de coordination)

    L'entreprise est engagée dans un contrat de progrès avec l'OPPBTP pour diminuer les risques en matière de santé et de sécurité au travail (en annexe).

    4 Dispositions arrêtées par l'entreprise pour garantir la qualité des prestations a réaliser et le respect des délais d'exécution

    Il s'agit de permettre au maitre d'ouvrage (et au maitre d'oeuvre) de juger de la qualité de l'exécution et de démontrer la capacité de faire de l'entreprise. Ce paragraphe doit être adapté spécifiquement au chantier (éviter le copié-collé).

    A titre indicatif, les éléments suivants pourront être apportés :

    4.1 - Indication sur le programme d'exécution, phasage et durée de chaque phase

    (prévision des temps d'intervention et interface d'exécution)

    4.2 - Nombre de salariés affectés à l'exécution de chaque tâche

    4.3 - Procédés d'exécution envisagés

    Ne pas négliger tout élément graphique pouvant aider à la compréhension technique de l'offre

    (plans, schémas, photos etc.).

    4.4 - Autres

    5 Dispositions arrêtées par l'entreprise en matière de gestion des déchets de chantiers

    Il s'agit de permettre au maitre d'ouvrage (et au maitre d'oeuvre) de juger des mesures prises par l'entreprise pour la gestion des déchets de chantier.

    Si l'entreprise a élaboré un schéma d'organisation et de gestion des déchets (SOGED), elle pourra le joindre au mémoire technique.

    A titre indicatif, les points suivants pourront être précisés :

    5.1 Organisation de la collecte des déchets

    Exemples :

    Enlèvement des déchets au fur et à mesure et tri sélectif en atelier (bacs prévus à cet effet). Enlèvement et acheminement en déchetterie professionnelle.

    5.2 Lieux d'évacuation des déchets - Traçabilité des déchets

    Exemple : Déchetterie professionnelle située

    5.3 Autres

    Exemple : recyclage des produits.

    6 Dispositions arrêtées par l'entreprise pour diminuer les nuisances

    Il  s'agit  de  permettre  au  maitre  d'ouvrage  (et  au  maitre  d'oeuvre)  de  connaitre  les dispositions prises par l'entreprise pour limiter certaines nuisances (bruit : appareil utilisé, heures d'utilisation, produits dangereux : protection, récupération, gène des riverains).

    Il s'agit de permettre au maitre d'ouvrage (et au maitre d'oeuvre) de connaitre les dispositions prises  par  l'entreprise  pour  limiter  certaines  nuisances  (bruit :  appareil  utilisé,  heures d'utilisation, produits dangereux : protection, récupération, gène des riverains).

    L'évaluation des nuisances :

    Trois types de cibles pourront être pris en compte pour une étude d'impact environnemental :

    Le traitement des nuisances :

    Possibilité de prévoir la mise en place d'une insonorisation complémentaire des engins, s'assurer d'un contrôle de repérage des réservations sur le plan béton, prévoir une zone de retournement pour éviter aux camions de reculer, organiser les parcours des camions pour éviter les zones sensibles, établir et faire respecter les plages horaires d'émission de bruit et en informer les voisins.

    7 - Variantes

    Les textes relatifs aux marchés publics prévoient que :

    7.1 Présentation

    7.2 Justification : procédés d'exécution, plans et notes de calcul nécessaires

    7.3 Analyse de l'incidence financière (économies - surcoûts)

    8 - ORGANISATION ET GESTION DU S.A.V.

    Il  s'agit  de  permettre au  maitre d'ouvrage (et  au  maitre d'oeuvre) de  connaitre les dispositions prises par l'entreprise relatives au service après-vente.

    8.1 Organisation du S.A.V de l'entreprise

    8.2 - Délai d'intervention dans le cadre du S.A.V (intervention urgente, intervention normale)

    9 ORGANISATION DE LA MAINTENANCE

    Le mémoire technique n'est pas un document communicable selon la CADA

    En effet une réponse ministérielle reproduite ci-dessous reprend la jurisprudence de la CADA :

    En effet, le droit d'accès doit s'exercer dans le strict respect du secret en matière industrielle et commerciale, lequel recouvre le secret des procédés, le secret des informations économiques et financières et le secret des stratégies commerciales (Commission d'accès aux documents administratifs CADA, 15 juin 2006, n° 20062458). Selon la jurisprudence constante de la CADA, les mémoires techniques des entreprises retenues ne sont pas communicables, car ils contiennent des informations couvertes par le secret en matière industrielle et commerciale, telles des mentions relatives aux moyens humains et techniques de l'entreprise considère, ainsi que son organisation et les procédures utilisées (CADA, 15 janvier 2009, n° 20090080). Les notes méthodologiques peuvent être assimilées au mémoire technique (CADA, 19 mars 2009, n° 20090938). En conséquence, les mémoires de présentation des candidats retenus et leurs notes méthodologiques ne peuvent pas être communiqués aux candidats évincés.

    Question écrite n° 13896 de M. Jean Louis Masson (Moselle - NI) et réponse du Ministère de l'économie, de l'industrie et de l'emploi publiée dans le JO Sénat du 23/09/2010 - page 2503

    Marché de prestations de services intellectuels

    Question écrite n° 13896 de M. Jean Louis Masson (Moselle - NI) publiée dans le JO Sénat du 17/06/2010 - page 1515

    M. Jean Louis Masson demande à M. le ministre de l'intérieur, de l'outre-mer et des collectivités territoriales si dans un marché de prestations de services intellectuels les mémoires de présentation des candidats et les notes méthodologiques constituent des documents administratifs qui peuvent être communiqués aux candidats évincés. Transmise au Ministère de l'économie, de l'industrie et de l'emploi

    Réponse du Ministère de l'économie, de l'industrie et de l'emploi publiée dans le JO Sénat du 23/09/2010 - page 2503

    La loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration entre l'administration et le public pose le principe de la liberté d'accès aux documents administratifs. La plupart des documents élaborés ou détenus par les administrations au sens de l'article 1er de cette loi ont, de ce fait même, un caractère administratif. Il en est ainsi des documents de marchés publics. Toutefois, certains secrets font obstacle à leur communication. En effet, le droit d'accès doit s'exercer dans le strict respect du secret en matière industrielle et commerciale, lequel recouvre le secret des procédés, le secret des informations économiques et financières et le secret des stratégies commerciales (Commission d'accès aux documents administratifs CADA, 15 juin 2006, n° 20062458). Selon la jurisprudence constante de la CADA, les mémoires techniques des entreprises retenues ne sont pas communicables, car ils contiennent des informations couvertes par le secret en matière industrielle et commerciale, telles des mentions relatives aux moyens humains et techniques de l'entreprise considère, ainsi que son organisation et les procédures utilisées (CADA, 15 janvier 2009, n° 20090080). Les notes méthodologiques peuvent être assimilées au mémoire technique (CADA, 19 mars 2009, n° 20090938). En conséquence, les mémoires de présentation des candidats retenus et leurs notes méthodologiques ne peuvent pas être communiqués aux candidats évincés.

    MAJ 28/12/12 - Source senat.fr