Procédure adaptée dans les marchés publics - MAPA
La procédure adaptée, également désignée par l'acronyme MAPA (marché à procédure adaptée), est un mode de passation des marchés publics qui se distingue par sa souplesse et sa flexibilité. Elle permet aux acheteurs publics d'adapter les modalités de publicité et de mise en concurrence en fonction du montant et de la nature du marché. Cette procédure est encadrée par le Code de la commande publique, notamment ses articles R2123-1 et suivants.
Principales caractéristiques de la procédure adaptée
Seuils de déclenchement
La procédure adaptée est applicable aux marchés publics dont la valeur estimée est inférieure aux seuils européens fixés pour les procédures formalisées. Ces seuils sont régulièrement révisés pour tenir compte des fluctuations économiques. Il existe des seuils spécifiques pour les marchés de fournitures et de services des autorités publiques centrales (143 000 € HT), pour les autres pouvoirs adjudicateurs (221 000 € HT), et pour les marchés de travaux (5 350 000 € HT). Il est important de noter que pour les marchés de services sociaux et autres services spécifiques, les acheteurs sont autorisés à recourir à la procédure adaptée, quel que soit le montant du besoin à satisfaire.
Flexibilité de la procédure
La procédure adaptée offre une grande liberté aux acheteurs dans l'organisation de la procédure. Ils peuvent adapter les mesures de publicité et de mise en concurrence à la nature et aux caractéristiques du besoin, au nombre d'opérateurs économiques susceptibles d'y répondre, et aux circonstances de l'achat. Cela inclut la possibilité de recourir à la négociation et à des délais plus courts.
Allègement des formalités
La procédure adaptée est caractérisée par un allègement des formalités par rapport aux procédures formalisées. Par exemple, les marchés publics dont la valeur estimée est inférieure à 40 000 euros HT pour les fournitures et services (100 000 euros HT pour les travaux) sont dispensés des obligations de publicité et de mise en concurrence. Pour ces achats, les acheteurs doivent simplement veiller à une utilisation optimale des deniers publics.
Publicité
La publicité en procédure adaptée est déterminée en fonction des caractéristiques du marché, notamment son montant, sa complexité et le degré de concurrence entre les entreprises. L'acheteur a le libre choix des supports de publicité, à condition qu'ils garantissent l'efficacité de l'achat en suscitant la concurrence nécessaire. La publicité peut être effectuée sur un profil d'acheteur, à condition qu'il ait une audience suffisante.
Mise en concurrence
L'acheteur doit veiller à ce que la sollicitation des opérateurs économiques intervienne de manière concomitante pour garantir l'égalité de traitement. Il est possible de négocier avec les candidats, mais les offres inappropriées ne peuvent plus faire l'objet de négociations.
Critères de sélection
Les critères de sélection des offres doivent être portés à la connaissance des candidats dans l'avis de publicité ou les documents de la consultation. La pondération des critères n'est pas obligatoire en procédure adaptée, mais son usage est recommandé. Les variantes sont autorisées par principe, sauf mention contraire dans les documents de la consultation.
Documents nécessaires
Le contenu du dossier de consultation et le formalisme contractuel sont liés aux caractéristiques du marché public. L'acheteur doit conserver une trace des modalités d'achat, proportionnée à l'achat effectué (copies de courriels, devis, etc.).
Rapport de présentation
Un rapport de présentation est facultatif pour les marchés passés en application des articles R. 2123-4 et R. 2123-5 du code de la commande publique, mais il est obligatoire pour ceux de l'article R. 2123-1 dont le montant est égal ou supérieur au seuil européen applicable.
Notification
La notification du marché à son attributaire est obligatoire pour qu'il présente un caractère exécutoire. La forme de la notification est libre.
Avis d'attribution
La publication d'un avis d'attribution n'est pas indispensable, sauf pour les marchés publics de services d'un certain montant relevant du 3° et du 4° de l'article R. 2123-1 du code de la commande publique.
Infructuosité
En cas d'infructuosité de la procédure adaptée, l'acheteur peut recourir à un marché public négocié sans publicité ni mise en concurrence, après avoir vérifié que la publicité était bien suffisante.
Les étapes de la passation d'une procédure adaptée
Détermination du besoin et choix de la procédure
L'acheteur doit d'abord définir précisément son besoin et estimer la valeur du marché hors taxes. Il est essentiel de ne pas découper artificiellement le besoin pour bénéficier d'une procédure plus simple.
La procédure adaptée peut être utilisée pour les marchés dont la valeur estimée est inférieure aux seuils européens. Ces seuils varient en fonction de la nature du marché (fournitures, services, travaux) et du type d'acheteur (autorité publique centrale, autre pouvoir adjudicateur, entité adjudicatrice).
Il existe aussi des cas où la procédure adaptée est possible quel que soit le montant, notamment pour certains services spécifiques, ou pour les marchés de défense et de sécurité de services ne relevant pas de certaines catégories.
Les "petits lots" d'un marché public formalisé peuvent être passés selon une procédure adaptée sous certaines conditions.
Élaboration du dossier de consultation
Le contenu du dossier de consultation et le formalisme contractuel sont liés aux caractéristiques du marché. Pour les marchés de faible montant, un simple courriel ou une lettre de commande peut suffire.
Il est essentiel de définir les prestations attendues, soit par référence à des normes, soit en termes de performances ou d'exigences fonctionnelles.
Le règlement de consultation doit prévoir les grandes étapes de la procédure, les conditions de la négociation, et les critères de sélection des offres. Les candidats doivent être informés des critères de choix des candidatures.
L'élaboration du dossier de consultation pour un marché public, notamment un marché à procédure adaptée (MAPA), doit être adaptée aux spécificités du marché concerné.
Voici les points à considérer :
Contenu et formalisme du dossier
Le contenu du dossier de consultation et le formalisme contractuel sont liés aux caractéristiques du marché. Pour les marchés de faible montant, un simple courriel ou une lettre de commande peut suffire.
Cependant, la rédaction d'un contrat écrit, même simplifié, est obligatoire pour les marchés dont la valeur estimée est égale ou supérieure à 25 000 euros HT. La forme de cet écrit est libre (lettre, contrat, devis avec accord de l’acheteur, courriel, etc.). Il peut être utile de fournir aux opérateurs un acte à compléter pour recueillir leur signature et engagement sur la prestation et son prix.
Définition des besoins
Il est essentiel de définir avec précision la nature et l'étendue des besoins à satisfaire. Les prestations attendues peuvent être définies soit par référence à des normes, soit en termes de performances ou d'exigences fonctionnelles.
Une définition des besoins par référence aux résultats attendus peut suffire. Il faut éviter une définition insuffisante, qui peut susciter des offres inadéquates, ou une définition excessivement précise, qui pourrait empêcher les candidats de faire valoir leur savoir-faire.
Le cahier des charges, bien que facultatif en procédure adaptée, est fortement recommandé car il permet de définir clairement le besoin de l'acheteur et de prévenir d'éventuelles difficultés d'exécution.
Avis d'appel à la concurrence (AAPC)
L'acheteur doit assurer une publicité adaptée à l'objet, à la nature, à la complexité, au degré de concurrence entre les entreprises, et à l'urgence du besoin. La publicité peut se faire par différents moyens : profil d'acheteur, presse, bulletin municipal, ou affichage en mairie.
Pour les marchés entre 90 000 euros HT et les seuils de procédure formalisée, la publicité doit être faite au BOAMP ou dans un journal habilité à recevoir des annonces légales (JAL).
L'AAPC doit mentionner les critères de sélection des candidatures et des offres .
Règlement de consultation
Le règlement de consultation peut se limiter aux caractéristiques principales de la procédure et du choix de l'offre. Il doit prévoir les grandes étapes de la procédure, les conditions de la négociation, et les critères de sélection des offres.
Les candidats doivent être informés des critères de choix des candidatures dès l'engagement de la procédure, notamment pour les marchés précédés d'une consultation au moyen de devis.
Si toutes les mentions nécessaires figurent dans l'avis d'appel à la concurrence, l'acheteur peut se dispenser d'établir un règlement de consultation.
Documents relatifs à la candidature
L'acheteur doit informer les candidats des documents et renseignements qu'il entend utiliser pour la sélection des candidatures . Seuls les renseignements nécessaires à la vérification des capacités des candidats à exécuter correctement le marché, et à l'absence d'exclusions prévues par le code de la commande publique, peuvent être demandés.
Les demandes de renseignements doivent être proportionnées à l'objet du marché et à la nature des prestations à réaliser.
Les documents relatifs à la candidature doivent être proportionnés, pertinents, et permettre à l'acheteur de vérifier que les candidats possèdent les capacités nécessaires pour exécuter le marché, tout en respectant le principe d'égalité d'accès à la commande publique et en n'imposant pas de charges inutiles aux entreprises. L'acheteur doit préciser, dès le début de la procédure, les critères et documents demandés pour la sélection des candidatures.
Voici les points clés à retenir concernant ces documents :
- L'acheteur ne peut demander que les renseignements nécessaires à la vérification des capacités des candidats à exécuter correctement le marché . Ces renseignements permettent également de s'assurer de l'absence d'exclusions prévues par les articles L. 2141-1 à L. 2141-6, L. 2141-7 à L. 2141-11 et L. 2141-12 du code de la commande publique .
- L'acheteur doit déterminer, compte tenu des caractéristiques du marché, s'il est nécessaire de vérifier l'aptitude à exercer l'activité professionnelle, la capacité économique et financière, ou les capacités techniques et professionnelles des candidats .
- Les demandes de renseignements doivent être liées et proportionnées à l'objet du marché et à la nature des prestations à réaliser . L'acheteur doit éviter de demander des pièces excessives ou superflues, en particulier pour les PME. Par exemple, pour un marché de courte durée, il n'est pas forcément nécessaire d'exiger les extraits de bilan des trois dernières années .
- Les documents demandés doivent être objectifs et nécessaires à l'évaluation de la capacité des candidats. L'acheteur peut demander un descriptif des moyens humains et matériels, des compétences, ou des informations financières telles que le chiffre d'affaires .
- Si l'acheteur fixe des niveaux minimaux de capacité, ces derniers doivent être portés à la connaissance des candidats dès l'engagement de la procédure . Ces niveaux doivent être liés et proportionnés à l'objet du marché public .
- L'acheteur doit permettre aux candidats d'apporter tout moyen de preuve équivalent aux certificats de qualification professionnelle . L'absence de références relatives à l'exécution de marchés publics de même nature ne peut justifier, à elle seule, l'élimination d'un candidat .
- Les entreprises nouvellement créées peuvent se voir demander des pièces dont elles ne disposent pas, comme le chiffre d'affaires des trois dernières années . L'acheteur doit autoriser ces candidats à prouver leurs capacités financières par tout autre moyen jugé équivalent, par exemple, une déclaration appropriée de banque .
- L'acheteur ne doit pas exiger d'autres renseignements ou documents que ceux mentionnés aux articles R. 2143-11, R. 2143-12 et R. 2143-16 du code de la commande publique, qui garantissent que les candidats ont l'aptitude nécessaire pour exécuter le marché .
Cahier des charges
Bien que sa rédaction ne soit pas obligatoire en procédure adaptée, le cahier des charges est fortement recommandé car il permet de définir précisément le besoin de l'acheteur.
Il sert de document de référence pour les candidats et permet de prévenir d'éventuelles difficultés d'exécution.
Le renvoi à un Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG) pertinent peut être conseillé, mais l'acheteur doit s'assurer que les clauses du CCAG correspondent à son besoin et mentionner, le cas échéant, les articles auxquels il entend déroger.
Pour les marchés de faible montant, un simple courriel mentionnant la soumission au CCAG avec les articles dérogatoires peut suffire.
Négociation
Le recours à la négociation doit être expressément indiqué dans l'avis de publicité ou dans les documents de la consultation. La négociation doit être menée de manière méthodique pour garantir l'égalité de traitement des candidats et la transparence de la procédure. L'acheteur peut décider de ne pas négocier et d'attribuer le marché sur la base des offres initiales.
Critères de sélection des offres
Pour tous les marchés publics, l'acheteur doit informer les candidats des critères de sélection des offres ainsi que de leurs conditions de mise en œuvre. En procédure adaptée, l'expérience du candidat peut être un critère d'attribution, mais son utilisation doit être objectivement nécessaire.
La pondération des critères de choix, bien que non obligatoire en procédure adaptée, est recommandée car elle facilite le choix de l'offre économiquement la plus avantageuse et garantit le respect de l'égalité de traitement des candidats.
Traçabilité
L'acheteur doit conserver une trace de ses modalités d'achat, proportionnée à l'achat effectué (copie de courriels, devis, résultats des comparaisons de prix, etc.).
La conservation des pièces (avis de publicité, correspondances entre les parties, devis, etc.) et la rédaction de documents de suivi de la procédure (historique du déroulement de la consultation, registre du dépôt des candidatures et des offres, comptes-rendus de négociation, etc.) permettent de justifier du bien-fondé des choix.
Publicité et mise en concurrence
La procédure adaptée offre une grande liberté quant au choix des modalités de publicité. Le choix du support de publicité doit être adapté à l'objet, la nature, la complexité, et l'urgence du besoin. L'objectif est de garantir une mise en concurrence suffisante.
Les supports peuvent être variés : publications spécialisées, sites internet, etc.
Il faut conserver la trace des sollicitations et des réponses reçues.
La publicité doit être suffisante pour que les candidats potentiels soient touchés.
Les délais de remise des candidatures et des offres sont fixés librement par l'acheteur.
Examen des candidatures et des offres
L'acheteur vérifie les capacités des candidats à exécuter correctement le marché. Il peut demander des justificatifs (certificats de qualification professionnelle, bilans, etc.), mais il doit permettre aux entreprises, notamment nouvellement créées, d'apporter tout moyen de preuve équivalent.
Les offres sont examinées en fonction des critères de sélection annoncés dans les documents de la consultation. La pondération des critères, obligatoire en procédure formalisée, est facultative en procédure adaptée. L’expérience du candidat peut être un critère d’attribution si cela est justifié.
Négociation (facultative)
L'acheteur peut négocier avec les candidats ayant présenté une offre. La négociation doit être menée méthodiquement, en respectant l'égalité de traitement des candidats et la transparence de la procédure.
La négociation ne peut pas modifier les caractéristiques substantielles des offres ou du marché. Les offres inappropriées ne peuvent plus être négociées.
Il est important de conserver une trace des échanges durant la phase de négociation.
Choix de l'offre et attribution du marché
Après la négociation (le cas échéant), l'acheteur choisit l'offre économiquement la plus avantageuse, en appliquant les critères de choix définis.
Information des candidats et conclusion du marché
L'acheteur informe immédiatement les candidats non retenus du rejet de leur candidature ou de leur offre. Il doit communiquer les motifs du rejet au candidat qui en fait la demande par écrit.
En procédure adaptée, il n’y a pas de délai de suspension de la signature du marché.
La publication d'un avis d'attribution n'est pas obligatoire, sauf pour certains marchés de services dont le montant est égal ou supérieur aux seuils européens.
L'acheteur doit conserver une trace des modalités d'achat.
Rapport de présentation
Un rapport de présentation est obligatoire pour les marchés publics de l’article R. 2123-1 du code de la commande publique dont le montant est supérieur au seuil européen. Ce rapport est facultatif pour les marchés des articles R. 2123-4 à R. 2123-6 du code de la commande publique.
En cas d'infructuosité de la procédure, l'acheteur peut recourir à un marché négocié sans publicité ni mise en concurrence, après avoir vérifié que la publicité initiale était suffisante.
MAJ 27/12/24