Profil d’acheteur, plateforme de dématérialisation, salle des marchés ou place de marchés

Profil d’acheteur - Plateforme de dématérialisation des marchés publics - Article R2132-3

Introduction condensée au profil d’acheteur. Quels sont les principaux aspects, les exigences légales des fonctionnalités, pour une compréhension rapide et pratique de cette composante numérique des marchés publics ?

Le profil d’acheteur est un ensemble de moyens informatiques comprenant le portail et l’application logicielle de gestion des procédures de passation dématérialisées des marchés publics d’un acheteur public.

C’est une « salle des marchés » ou une « place de marchés » virtuelles utilisée dans la gestion électronque des appels d'offres. En pratique, il s’agit d’un site Internet, communément appelé « plateforme de dématérialisation », mis en ligne à une adresse Web. Ce site Web centralise les outils nécessaires à la dématérialisation des procédures de passation et les met à disposition, via Internet, des acheteurs et des opérateurs économiques.

Pour les entreprises qui répondent aux appels d'offres il permet de s’identifier et s’authentifier, connaitre les prérequis techniques, tester sa configuration informatique, rechercher les avis de marchés,  télécharger les documents de la consultation, déposer sa candidature et son offre de manière dématérialisée, échanger avec l’acheteur durant la procédure et contacter une assistance aux utilisateurs

Outil de développement des marchés publics électroniques cette plateforme de marchés permet notamment l'apposition de signatures numériques des contrats.

Les acheteurs doivent aussi y publier les données essentielles des contrats

Cadre juridique et obligations légales

Code de la commande publique

Articles R. 2132-2, R. 2132-3, R. 2196-1 et R. 3131-1 du code de la commande publique.

Arrêté du 22 mars 2019 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d'acheteurs - NOR: ECOM1831551A - texte n° 16 (Annexe 7 du code de la commande publique)

Législation nationale

Loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économique numérique

Ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives. 

Règlementation européenne

Règlement n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE

Règlement d’exécution (UE) n° 2016/7 de la Commission européenne du 5 janvier 2016 établissant le formulaire type pour le document unique de marché européen

Définition réglementaire du profil d’acheteur et dématérialisation des échanges électroniques

Article R2132-1 du Code de la commande publique

La définition légale du profil d’acheteur est posée à l’article R2132-1 du Code de la commande publique, issu du décret n°2018-1225 du 24 décembre 2018 :

« Le profil d'acheteur est la plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires. »

Cette définition est reprise de la définition qui figurait précédemment à l’article 31 du décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics.

Fonctionnalités et composition

Concrètement, le profil d’acheteur désigne le site internet dédié sur lequel l’acheteur va publier les avis et les documents de consultation et par lequel il va recevoir et traiter les réponses dématérialisées des opérateurs économiques.

Le profil d’acheteur se compose ainsi :

Exemples concrets de profils d'acheteurs

Le profil d’acheteur de l'État : « Plateforme des achats de l’Etat » (PLACE)

L’État dispose d’une plateforme dématérialisée spécifique appelée « Plateforme des achats de l’Etat » (PLACE) dont l’url est la suivante : http://www.marches-publics.gouv.fr/. Cette solution est la propriété de l’État qui externalise les prestations associées.

Selon son site Internet :

PLACE est la plateforme de dématérialisation des procédures de marché de l'Etat. Elle permet aux entreprises de consulter et répondre aux consultations émanant des services de l'Etat en administration centrale et en services déconcentrés, des établissements publics de l'Etat et des organismes, des autorités publiques indépendantes, des autorités administratives indépendantes, des groupements d'intérêt public, des groupements d'intérêt économique investis d'une mission de service public d'intérêt national, des organismes de sécurité sociale, de l'Union des caisses nationales de sécurité sociale et de la Caisse des Dépôts et Consignations.

GIP Maximilien (Ile de France)

Selon son site Internet : https://www.maximilien.fr/

Syndicat mixte Mégalis Bretagne

Selon son site Internet : https://www.megalis.bretagne.bzh/

Un bouquet de 10 services numériques est proposé aux collectivités bretonnes.

S’y ajoutent deux services complémentaires : le service de conciergerie de visioconférence et une centrale d’achat pour la fourniture de certificats électroniques

GIP Territoire numérique Bourgogne-Franche-Comté - ARNia, Agence Régionale du Numérique et de l'intelligence artificielle

Selon son site Internet : https://www.ternum-bfc.fr/entreprises/vous-etes-une-entreprise

Obligations d’utiliser le profil d’acheteur et dématérialisation de la commande publique

Utilisation obligatoire selon le Code de la commande publique

L’utilisation d’un profil d’acheteur est devenue obligatoire pour les acheteurs publics soumis au Code de la commande publique dans le cadre des procédures de passation.

Cette obligation résulte de la généralisation de la dématérialisation des procédures de passation des contrats de la commande publique.

Elle a été instaurée par l’article 41 du décret n°2016-360 du 25 mars 2016 qui imposait l’usage de moyens de communication électronique à compter du 1er octobre 2018 pour les acheteurs autres que les centrales d’achat.

Rôle du profil d’acheteur dans la digitalisation des marchés publics

Le profil d’acheteur est le coeur de la dématérialisation des procédures de passation et centralise les échanges par voie électronique entre acheteurs publics et opérateurs économiques.

Son rôle peut être décomposé en 3 axes principaux :

1. Publicité des consultations

Le profil d’acheteur sert de support à la publicité des consultations. Les avis d’appel public à la concurrence doivent y être publiés, conformément aux dispositions du Code de la commande publique.

Cette publicité vise à assurer une concurrence effective entre les opérateurs économiques.

2. Echanges liés aux procédures de passation

Le profil d’acheteur permet la mise à disposition des documents de la consultation et la réception dématérialisée des candidatures et des offres.

Il sert de plateforme d’échanges durant toute la procédure de passation des contrats, pour l’envoi de compléments ou précisions aux candidats ou encore la notification par voie électronique.

3. Transparence sur l’exécution des contrats

Les données essentielles des marchés publics et contrats de concession doivent être publiées sur le profil d’acheteur, en open data, conformément aux articles du Code de la commande publique.

Cette publication vise à renforcer la transparence sur l’exécution des contrats de la commande publique.

Fonctionnalités minimales requises : téléchargement des DCE, identification, plis dématérialisés

Les profils d’acheteurs doivent respecter des exigences minimales fixées par l’arrêté de 2019 et reprises à l’annexe 7 du Code de la commande publique. Ces fonctionnalités obligatoires sont les suivantes :

Pour l’acheteur public

Pour les opérateurs économiques

L’acheteur public est libre d’ajouter des fonctionnalités supplémentaires pour enrichir son profil d’acheteur. L’essentiel est de respecter ces exigences minimales fixées par le Code de la commande publique.

Mise en place d’un profil d’acheteur : options et cas concret

Options de développement (Interne, Externe, Mutualisation)

Plusieurs options s’offrent à l’acheteur public pour acquérir un profil d’acheteur conforme à la réglementation :

Développement en interne

Les collectivités disposant de services informatiques importants peuvent faire le choix de développer leur propre profil d’acheteur, de manière autonome et « sur-mesure ».

Cette solution permet d’avoir la main sur toutes les fonctionnalités mais requiert des compétences techniques particulières.

Recours à un prestataire externe

La plupart des acheteurs publics font appel à des éditeurs privés de plateformes de dématérialisation clés en main après mise en concurrence.

Ces plateformes prêtes à l’emploi permettent une mise en œuvre rapide moyennant le paiement d’une redevance d’utilisation.

Mutualisation au sein d’un groupement

Les petites structures (communes, établissements publics...) ont tout intérêt à mutualiser un profil d’acheteur au sein d’un groupement de commandes ou d’un syndicat mixte.

Cette solution permet de réaliser des économies d’échelle substantielles.

Exemple concret d'une ville et son profil d'acheteur

Une municipalité engagée dans la modernisation de ses procédures d'achats publics. Grâce à l'utilisation d'un profil d'acheteur, la Ville peut simplifier et accélérer ses processus d'appels d'offres.

Dématérialisation complète

 Le profil d'acheteur permet à la ville de dématérialiser l'ensemble de ses procédures d'achats. Les fournisseurs peuvent soumettre leurs offres en ligne, facilitant ainsi le processus pour toutes les parties.

Transparence totale

 En publiant les avis d'appel à la concurrence sur son profil, la ville garantit une transparence totale. Les entreprises locales ont un accès permanent aux consultations en cours, favorisant une concurrence égalitaire.

Sécurisation des échanges

 La sécurité et la confidentialité sont des préoccupations des entreprises notamment avec les transmissions papier.

Grâce à des fonctionnalités avancées de sécurité, le profil d'acheteur de la Villegarantit l'intégrité des documents, la confidentialité des échanges, et une traçabilité rigoureuse de toutes les actions effectuées.

Facilitation des échanges avec les entreprises

 Les opérateurs économiques peuvent facilement rechercher les avis et documents de consultation, déposer leurs candidatures et offres de manière dématérialisée, et échanger efficacement avec l'administration via la plateforme.

Ce cas concret démontre comment l'utilisation d'un profil d'acheteur peut concrètement améliorer les processus d'achats publics, bénéficiant tant aux entités publiques qu'aux entreprises participantes.

Avantages de l'utilisation d'un profil d'acheteur, sécurisation des échanges et transparence

Dématérialisation complète des procédures et avantages du profil d’acheteur

L’utilisation d’un profil d’acheteur présente de nombreux avantages, tant pour les acheteurs publics que pour les opérateurs économiques :

Pour les acheteurs

Pour les entreprises

Le profil d’acheteur constitue donc un progrès dans le sens de la modernisation et de la simplification des procédures de passation des contrats de la commande publique.

Sécurisation des échanges et transparence

La dématérialisation des procédures impose une sécurisation renforcée des échanges sur le profil d’acheteur afin de prévenir tout risque notamment d'altération des documents.

Plusieurs dispositions sont prévues pour garantir l’intégrité des communications électroniques :

Publication des données essentielles des contrats

En plus des fonctionnalités liées au déroulement des procédures de passation, le profil d’acheteur sert également de support à la publication des données essentielles des marchés publics et des contrats de concession.

Obligation de publication en open data

Conformément aux articles du Code de la commande publique, les données essentielles des contrats de la commande publique doivent être publiées sur le profil d’acheteur de manière.

Ces données doivent être publiées en format ouvert et lisible par machine (XML ou JSON) afin de faciliter leur réutilisation.

Données devant être publiées

Les données essentielles à publier pour chaque contrat sont listées par les arrêtés de 2019. Il s’agit notamment : Identifiant unique du contrat, objet, durée, montant, titulaire. Ces informations permettent d’assurer la traçabilité des contrats conclus.

Accompagnement des utilisateurs dans la prise en main

La mise en place d’un profil d’acheteur représente un changement important dans les pratiques des acheteurs comme des entreprises. Une phase d’accompagnement est indispensable pour en maîtriser l’utilisation.

Espace d’entraînement pour les entreprises

Le profil d’acheteur doit intégrer un « bac à sable » permettant aux entreprises de s’exercer au dépôt de candidatures et d’offres avant de répondre à des consultations réelles. Cette fonctionnalité réduit le risque d’erreurs et le dépôt hors délai.

Supports utilisateurs

La mise à disposition de guides utilisateurs, tutoriels vidéo, foires aux questions ou assistants virtuels facilite l’appropriation du profil d’acheteur pour les néophytes. 

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Un arrêté du ministre chargé de l’économie figurant en annexe 7 du code de la commande publique détermine les fonctionnalités et les exigences minimales qui s’imposent aux profils d’acheteur.

Arrêté du 22 mars 2019 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d'acheteurs - NOR: ECOM1831551A - texte n° 16 (Annexe 7 du code de la commande publique) [extrait]

JORF n°0077 du 31 mars 2019

Publics concernés : acheteurs et autorités concédantes soumis au code de la commande publique.

Objet : l'arrêté précise les fonctionnalités et les exigences minimales s'imposant aux profils d'acheteurs.

Entrée en vigueur : le texte entre en vigueur le 1er avril 2019.

Notice : cet arrêté abroge et remplace l'arrêté du 14 avril 2017 et fixe les fonctionnalités devant être offertes aux acheteurs, aux autorités concédantes et aux opérateurs économiques par les profils d’acheteurs. Ces fonctionnalités ne font pas obstacle à ce que les profils d'acheteurs en proposent d'autres.

Le ministre de l’économie et des finances et la ministre des outre-mer,

Vu le règlement n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE ;

Vu le règlement d’exécution (UE) n° 2016/7 de la Commission européenne du 5 janvier 2016 établissant le formulaire type pour le document unique de marché européen ;

Vu le code de la commande publique, et notamment ses articles R. 2132-2, R. 2132-3, R. 2196-1 et R. 3131-1 ;

Vu la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économique numérique ;

Vu l’ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives, notamment ses articles 9, 10, 11 et 12,

Arrêtent :

Article 1

I. - Le profil d’acheteur permet à l’acheteur d’effectuer les actions suivantes  :

1° S’identifier et s’authentifier ;

2° Publier des avis d’appel à la concurrence et leurs éventuelles modifications ;

3° Mettre à disposition des documents de la consultation ;

4° Réceptionner et conserver des candidatures y compris si elles se présentent sous la forme du document unique de marché européen électronique constituant un échange de données structurées ;

5° Réceptionner et conserver des offres, y compris hors délais ;

6° Compléter un formulaire nécessaire à la publication des données essentielles prévues par l’arrêté du 22 mars 2019 relatif aux données essentielles dans la commande publique ou importer ces données lorsqu’elles sont disponibles dans un autre système d’information ;

7° Accéder à un service de courrier électronique au sens de l’article 1 de la loi du 21 juin 2004 susvisée ;

8° Accéder à un historique des évènements permettant l’enregistrement et la traçabilité des actions ayant eu lieu sur le profil d’acheteur notamment le retrait et le dépôt de documents ;

9° Répondre aux questions soumises par les entreprises ;

10° Obtenir les documents justificatifs et moyens de preuve lorsque ceux-ci peuvent être directement obtenus auprès d’autres administrations.

II. - Le profil d’acheteurs permet à l’opérateur économique d’effectuer les actions suivantes  :

1° S’identifier et s’authentifier ;

2° Connaître les prérequis techniques et les modules d’extension nécessaires pour utiliser le profil d’acheteur ;

3° Accéder à un espace permettant de tester que la configuration du poste de travail utilisé est en adéquation avec les prérequis techniques du profil d’acheteur ;

4° Effectuer une recherche permettant d’accéder notamment aux avis d’appel à la concurrence, aux consultations et aux données essentielles ;

5° Consulter et télécharger en accès gratuit, libre, direct et complet les documents de la consultation, les avis d’appel à la concurrence et leurs éventuelles modifications ;

6° Accéder à un espace permettant de simuler le dépôt de documents ;

7° Déposer une candidature y compris si elle se présente sous la forme du document unique de marché européen électronique constituant un échange de données structurées ;

8° Déposer des offres, y compris les dépôts successifs quand la procédure le requiert et les offres signées électroniquement ;

9° Solliciter une assistance ou consulter un support utilisateur permettant d’apporter des réponses aux problématiques techniques ;

10° Formuler des questions à l’acheteur ;

11° Consulter et télécharger les données essentielles conformément aux dispositions de l’arrêté du 22 mars 2019 relatif aux données essentielles dans la commande publique.

Article 2

I. - Le profil d’acheteur répond aux exigences fixées dans les référentiels généraux de sécurité, d’interopérabilité et d’accessibilité prévues aux articles 9 et 11 de l’ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 susvisée.

II. - Les fonctionnalités visées à l’article 1er répondent aux exigences techniques, de sécurité et d’accessibilité suivantes  :

1° Le profil d’acheteur accepte les fichiers communément disponibles et notamment les fichiers aux formats .XML et .JSON ;

2° La taille et les formats des documents et avis d’appel à la concurrence sont indiqués ;

3° L’horodatage est qualifié conformément aux dispositions du règlement n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 susvisé ;

4° Le profil d’acheteur assure l’intégrité des données ;

5° Le profil d’acheteur permet une visualisation adaptée au média utilisé ;

6° Le profil d’acheteur garantit la confidentialité des candidatures, des offres et des demandes de participation jusqu’à l’expiration du délai prévu pour leur présentation. Les documents sont inaccessibles avant cette date. A l’expiration de ce délai, ils ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées. Le profil d’acheteur recourt à des moyens de cryptologie ou à un outil de gestion des droits d’accès et des privilèges ou à une technique équivalente ;

7° Le profil d’acheteur est interopérable avec les autres outils et dispositifs de communication électronique et d'échanges d'informations utilisés dans le cadre de la commande publique.

III. - Les dépôts, par l’opérateur économique, de documents sur le profil d’acheteur donnent immédiatement lieu à l’envoi d’un accusé de réception automatique portant les mentions suivantes  :

- l’identification de l’opérateur économique auteur du dépôt ;

- le nom de l’acheteur public ;

- l’intitulé et l’objet de la consultation concernée ;

- la date et l’heure de réception des documents ;

- la liste détaillée des documents transmis.

Article 3

I. - Pour les autorités concédantes, le profil d’acheteur permet d’effectuer les actions suivantes :

1° S’identifier et s’authentifier ;

2° Mettre à disposition des documents de la consultation ;

3° Réceptionner et conserver des candidatures ;

4° Réceptionner et conserver des offres, y compris hors délais ;

5° Compléter un formulaire nécessaire à la publication des données essentielles prévues par l’arrêté du 22 mars 2019 relatif aux données essentielles dans la commande publique précité ou importer ces données lorsqu’elles sont disponibles dans un autre système d’information ;

6° Accéder à un historique des évènements permettant l’enregistrement et la traçabilité des actions ayant eu lieu sur le profil d’acheteur notamment le retrait et le dépôt de documents.

II. - Le profil d’acheteur permet à l’opérateur économique d’effectuer les actions suivantes :

1° S’identifier et s’authentifier ;

2° Connaître les prérequis techniques et les modules d’extension nécessaires pour utiliser le profil d’acheteur ;

3° Accéder à un espace permettant de tester que la configuration du poste de travail utilisé est en adéquation avec les prérequis techniques du profil d’acheteur ;

4° Effectuer une recherche permettant d’accéder notamment aux consultations et aux données essentielles ;

5° Consulter et télécharger en accès gratuit, libre, direct et complet les documents de la consultation ;

6° Accéder à un espace permettant de simuler le dépôt de documents ;

7° Déposer une candidature ;

8° Déposer des offres ;

9° Solliciter une assistance ou consulter un support utilisateur permettant d’apporter des réponses aux problématiques techniques ;

10° Consulter et télécharger les données essentielles conformément aux dispositions de l’arrêté du 22 mars 2019 relatif aux données essentielles dans la commande publique précité.

III. - Les fonctionnalités visées au I et au II de l’article 3 répondent aux exigences techniques, de sécurité et d’accessibilité suivantes  :

1° Le profil d’acheteur garantit la confidentialité des candidatures, des offres et des demandes de participation jusqu’à l’expiration du délai prévu pour leur présentation. Les documents sont inaccessibles avant cette date. A l’expiration de ce délai, ils ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées. Le profil d’acheteur recourt à des moyens de cryptologie ou à un outil de gestion des droits d’accès et des privilèges ou à une technique équivalente ;

2° Assurer l’intégrité des données ;

3° Permettre une visualisation adaptée au média utilisé ;

4° Le profil d’acheteur répond aux exigences fixées dans les référentiels généraux de sécurité, d’interopérabilité et d’accessibilité prévues aux articles 9 et 11 de l’ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005.

IV. - Les dépôts, par l’opérateur économique, de documents sur le profil d’acheteur donnent immédiatement lieu à l’envoi d’un accusé réception automatique portant les mentions suivantes  :

- l’identification de l’opérateur économique auteur du dépôt ;

- le nom de l’autorité concédante ;

- l’intitulé et l’objet de la consultation concernée ;

- la date et l’heure de réception des documents ;

- la liste détaillée des documents transmis.

Article 4

I. - Le profil d’acheteur figure sur une liste publiée sur le portail unique interministériel destiné à rassembler et à mettre à disposition librement l’ensemble des informations publiques.

II. - Chaque profil d’acheteur est identifié par  :

- le SIRET de l’acheteur ;

- l’adresse URL du profil d’acheteur ;

- l’adresse URL du DCAT prévue à l’article 8 de l’arrêté du 22 mars 2019 relatif aux données essentielles dans la commande publique précité.

- les coordonnées du ou des acheteurs concernés.

III. - La déclaration du profil d’acheteur est effectuée par l’acheteur ou toute personne habilitée par celui-ci sur le portail unique interministériel destiné à rassembler et à mettre à disposition librement l’ensemble des informations publiques. La déclaration comporte l’identité du déclarant, l’identité de l’organisme chargé de la gestion du profil d’acheteur, l’adresse URL du profil d’acheteur, l’adresse URL du DCAT et les coordonnées du ou des acheteurs concernés.

Article 5

I. - Pour son application à Saint-Barthélemy et à Saint-Pierre-et-Miquelon le 3° de l’article 2 est ainsi rédigé  :

« l’horodatage est qualifié conformément aux dispositions applicables en métropole en vertu du règlement n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 susvisé ; »

II. - Les dispositions du présent arrêté sont applicables en Nouvelle-Calédonie, en Polynésie française, dans les îles Wallis et Futuna et dans les Terres australes et antarctiques françaises pour les contrats de la commande publiques conclus par l’Etat et ses établissements publics, sous réserves des adaptations suivantes  :

1° Pour son application en Nouvelle-Calédonie et en Polynésie française, le 3° de l’article 2 est ainsi rédigé  :

« l’horodatage est qualifié conformément aux dispositions applicables localement ; »

2° Pour son application les dans les îles Wallis et Futuna et dans les Terres australes et antarctiques françaises le 3° de l’article 2 est ainsi rédigé  :

« l’horodatage est qualifié conformément aux dispositions applicables en métropole en vertu du règlement n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 susvisé. »

Article 6

Le présent arrêté constitue l’annexe 7 du code de la commande publique.

Article 7

L’arrêté du 14 avril 2017 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs est abrogé.

Article 8

Le présent arrêté entre en vigueur le 1er avril 2019.

Il s’applique aux marchés publics pour lesquels une consultation est engagée ou un avis d’appel à la concurrence est envoyé à la publication à compter de sa date d’entrée en vigueur.

Il s’applique aux contrats de concession pour lesquels une consultation est engagée ou un avis de concession est envoyé à la publication à compter de sa date d’entrée en vigueur.

Article 9

La directrice des affaires juridiques des ministères économiques et financiers et le directeur général des outre-mer sont chargés de l’exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.

Fait le 22 mars 2019.

Le ministre de l’économie et des finances,

Pour le ministre et par délégation :

La directrice des affaires juridiques, L. Bedier

La ministre des outre-mer,

Pour la ministre et par délégation : Le directeur général des outre-mer, E. Berthier

[...]

MAJ 13/01/24 - Source legifrance