Plan du guide de la dématérialisation des marchés publics
Dématérialisation des marchés publics - Guide pratique
6. Transmission dématérialisée des candidatures et des offres
6.5. La copie de sauvegarde (36)
6.5.1. Qu’est-ce qu’une « copie de sauvegarde » ?
La copie de sauvegarde (37) est une copie des données fournies sur un support distinct et distant de l’ordinateur porteur des données. Cette copie est effectuée pour mettre un exemplaire des données en sécurité.
(36) Article 56 V du code des marchés publics et articles 6 et 7 du 14 décembre 2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics
(37) Reprise en secours, reprise, double, duplication, référence, réserve, secours, système de secours
La copie de sauvegarde est une copie des dossiers électroniques des candidatures et des offres, destinée à se substituer, en cas d’anomalies limitativement énumérées à l’article 2 de l’arrêté du 14 décembre 2009, aux dossiers des candidatures et des offres transmis par voie électronique.
6.5.2. Quand transmettre une copie de sauvegarde ?
Parallèlement à l’envoi électronique, les opérateurs économiques peuvent faire parvenir à l’acheteur public, dans le même délai imparti, une copie de sauvegarde sur support physique. Cet envoi peut se faire soit sur un support électronique (CD-Rom, DVD-Rom, clé USB…), soit sur un support papier.
Les entreprises ont toujours le droit d’envoyer une copie de sauvegarde. Les pouvoirs adjudicateurs peuvent utilement rappeler cette faculté dans le RC.
6.5.3.Comment transmettre une copie de sauvegarde ?
Cette copie est transmise sous pli par voie postale ou par dépôt chez l’acheteur. Ce pli, fermé, doit mentionner « copie de sauvegarde » de manière claire et lisible, porter également le nom de l’opérateur économique candidat et l'identification de la procédure concernée.
L’acheteur public doit pouvoir identifier la copie s’il devait l’ouvrir ou, au contraire, la détruire sans l’ouvrir à la suite du rejet d’une candidature.
Les documents de la copie de sauvegarde sont soumis aux mêmes obligations que ceux transmis par ailleurs : ils doivent être signés si la signature est requise. Si le support physique choisi est le support papier, la signature est manuscrite. Si le support physique choisi est électronique, la signature est électronique. Dans ce dernier cas, la signature électronique est apposée sur tous les documents électroniques pour lesquels une signature est exigée (Cf. : Chapitre 2 : La sécurité des échanges et la signature électronique).
6.5.4.Dans quels cas l’acheteur public ouvre-t-il la copie de sauvegarde ?
La copie de sauvegarde est ouverte dans les cas prévus par l’arrêté du 14 décembre 2009, article 7 :
- Lorsque, dans les candidatures et les offres transmises par voie électronique, un programme informatique malveillant (ou « virus ») est détecté par l’acheteur public. La trace de la malveillance du programme est conservée par l’acheteur public ;
- lorsqu’une candidature ou une offre a été transmise par voie électronique, mais n’est pas parvenue à l’acheteur public dans les délais de dépôt des candidatures et des offres (par exemple : aléas de transmission), alors que la copie de sauvegarde est, elle, parvenue dans les délais ;
- lorsqu’une candidature ou une offre a été transmise par voie électronique, mais n’a pas pu être ouverte par l’acheteur public.
Lorsque l’acheteur public ouvre la copie de sauvegarde, le document reçu par voie électronique ne doit pas être utilisé : la copie de sauvegarde se substitue au document initial. Elle devient la candidature - ou l’offre - principale, qui se substitue complètement au document arrivé hors délai ou qui n’a pu être ouvert.
6.5.5.Dans quels cas la copie de sauvegarde ne doit-elle pas être ouverte et qu’en faire ?
La copie de sauvegarde n’est pas ouverte :
- lorsque l’acheteur public mène, avec succès, la procédure dématérialisée ;
- lorsqu’elle arrive hors délai. Le rejet d’une copie de sauvegarde parvenue à l’acheteur public après l’expiration du délai de remise des offres n’implique aucunement le rejet de l’offre elle-même, si cette dernière a été reçue par l’acheteur public dans les délais prévus par l’avis de publicité ;
- lorsque l’offre dématérialisée n’arrive pas sur le profil d’acheteur et que le candidat n’est pas en mesure d’apporter la preuve qu’il l’avait envoyée dans les délais.
La copie de sauvegarde doit alors être détruite, c’est-à-dire que les données ne doivent plus pouvoir être lues.
Attention ! L’absence de signature électronique sur un document électronique qui en requiert une, ou le fait que, après les vérifications d’usage, la signature électronique sur un document électronique ne soit pas valide, impose le rejet l’offre. En aucun cas, la copie de sauvegarde ne doit être ouverte pour ce motif, puisque la transmission électronique s’est déroulée avec succès.
Source legifrance