Transmission dématérialisée des candidatures et des offres

Plan du guide de la dématérialisation des marchés publics

Dématérialisation des marchés publics – Guide pratique

6. Transmission dématérialisée des candidatures et des offres

6.1. Comment transmettre sa candidature et son offre ?

Attention ! Une transmission sur support physique (papier, CD Rom et clé USB…) n’est pas considérée comme dématérialisée.

6.1.1. Quelles règles régissent le mode de transmission ?

Voir point 1.2 de ce guide.

6.1.2. Un choix irréversible du mode de transmission ?

La candidature et l’offre doivent faire l’objet d’un mode de transmission identique (article 56 du code des marchés publics).

Dans certains cas, remise d’échantillon, de maquettes et de plans, le candidat peut se heurter à l’impossibilité matérielle de transmettre intégralement son dossier par voie dématérialisée. L’acheteur public devra alors accepter une transmission par une autre voie (papier, CD-Rom, clé USB …).

6.2. Que se passe-t-il si plusieurs envois sont effectués par le même opérateur économique ?

6.2.1. Que faire si plusieurs offres arrivent du même candidat ?

L’acheteur public ne doit retenir que la dernière offre reçue (quel que soit le mode de transmission). Les autres offres, précédemment déposées par l’opérateur économique, doivent être rejetées sans avoir été ouvertes.

6.2.2. Une offre peut-elle être doublée par une copie de sauvegarde ?

Candidatures et offres peuvent être doublées d’une copie de sauvegarde (article 56 du code des marchés publics, article 6 et suivants de l’arrêté du 14 décembre 2009).

La copie de sauvegarde doit être identifiée comme telle, pour ne servir que dans les cas où la version transmise par la voie électronique ne pourrait pas être utilisée.

6.3. Comment présenter sa candidature et son offre ?

6.3.1. Présentation formelle des enveloppes virtuelles et des fichiers

Les candidatures et offres des opérateurs économiques se présentent sous la forme d’enveloppes virtuelles contenant des fichiers électroniques.

Le règlement de la consultation peut prévoir un nommage des fichiers, par exemple, en précisant les noms des répertoires et des fichiers à utiliser, de façon à en faciliter ensuite le traitement.

Le règlement de la consultation (RC), le cahier des clauses administratives particulières (CCAP), cahier des clauses techniques particulières (CCTP), n’ont pas à être joints à l’offre. La signature de l’acte d’engagement par le candidat signifie qu’il adhère au contenu de ces documents, si le marché lui est attribué.

Exemple : un pouvoir adjudicateur met en ligne un appel d’offres ouvert.

La candidature et l’offre à fournir par l’opérateur économique sont présentées dans une seule enveloppe virtuelle, le « pli ». La seule signature électronique de ce pli n’emporte pas valeur d’engagement de l’entreprise candidate. Ce pli peut comprendre plusieurs « dossiers » ou « répertoires » électroniques rassemblant les différents fichiers. Chacun de ces dossiers ou répertoires reprend le nom du candidat, l'objet de l'appel d'offres, ainsi qu’une mention explicitant le titre du fichier. Par exemple, DC1 (35) et les références de la consultation.

(35) Il s’agit du formulaire national non obligatoire (« Lettre de candidature ») – sauf si l’acheteur l’exige - relatif à la candidature de l’opérateur et l’habilitation du mandataire par ses cotraitants en cas de groupement.

Les pièces devant figurer dans l'enveloppe relative à la candidature et à l’offre sont les mêmes, que l’offre soit sur papier ou dématérialisée.

6.3.2. Signature électronique des fichiers

Tous les documents, pièces et certificats qui auraient été signés à la main dans le cadre d’une procédure papier sont signés électroniquement dans le cadre d’une procédure dématérialisée.

Procédures formalisées :

Les documents relatifs à la candidature et à l’offre, qui engagent le candidat, seront obligatoirement signés (formulaires DC1 et DC3 – non obligatoires sauf si l’acheteur les exige - disponibles sur le site du ministère chargé de l’économie, dans la section « marchés publics »).

L’offre, présentée sous la forme d’un acte d’engagement, transmise par voie électronique, est signée électroniquement. Les annexes expressément identifiées dans l’acte d’engagement (cf. p.6 du DC3) n’ont pas à être signées. Ces annexes (les annexes financières ou le bordereau des prix par exemple) deviennent des documents contractuels, sans qu'il soit besoin de les signer ou de les parapher.

Procédures adaptées

Les marchés passés selon la procédure adaptée (MAPA) ne sont pas soumis au régime des articles 11 et 48 du code des marchés publics.

L’acheteur public choisit d’exiger ou non la signature électronique des documents. Il le mentionne dans le règlement de la consultation. Ce choix doit s’exercer en fonction des enjeux que présente le marché concerné, en vertu notamment de son objet et de son montant.

L’acheteur public a deux possibilités :

Ce choix n’est pas applicable aux marchés informatiques passés selon une procédure adaptée, mais dont le montant est supérieur à 90 000 € HT : pas de signature manuscrite pour un marché obligatoirement passé en mode dématérialisé.

Personne compétente pour signer

Le signataire est la personne physique au nom de laquelle le certificat est établi et qui est habilitée à engager la société.

6.3.3. Formats de fichiers

L’acheteur invite l’entreprise à utiliser certains formats de fichiers, via le RC. Il s’agit de formats de fichiers largement répandus (cf. chapitre 4.3 Quels sont les formats de fichiers à utiliser ?).

6.4. Responsabilité en cas de dysfonctionnement

La responsabilité de l’acheteur public commence au moment où il réceptionne les dossiers électroniques des candidats sur son profil d’acheteur.

Le bon fonctionnement du profil d’acheteur est de la responsabilité de l’acheteur public. En cas de dysfonctionnement, il doit lancer une nouvelle procédure.

6.5. La copie de sauvegarde (36)

6.5.1. Qu’est-ce qu’une « copie de sauvegarde » ?

La copie de sauvegarde (37) est une copie des données fournies sur un support distinct et distant de l’ordinateur porteur des données. Cette copie est effectuée pour mettre un exemplaire des données en sécurité.

(36) Article 56 V du code des marchés publics et articles 6 et 7 du 14 décembre 2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics
(37) Reprise en secours, reprise, double, duplication, référence, réserve, secours, système de secours

La copie de sauvegarde est une copie des dossiers électroniques des candidatures et des offres, destinée à se substituer, en cas d’anomalies limitativement énumérées à l’article 2 de l’arrêté du 14 décembre 2009, aux dossiers des candidatures et des offres transmis par voie électronique.

6.5.2. Quand transmettre une copie de sauvegarde ?

Parallèlement à l’envoi électronique, les opérateurs économiques peuvent faire parvenir à l’acheteur public, dans le même délai imparti, une copie de sauvegarde sur support physique. Cet envoi peut se faire soit sur un support électronique (CD-Rom, DVD-Rom, clé USB…), soit sur un support papier.

Les entreprises ont toujours le droit d’envoyer une copie de sauvegarde. Les pouvoirs adjudicateurs peuvent utilement rappeler cette faculté dans le RC.

6.5.3.Comment transmettre une copie de sauvegarde ?

Cette copie est transmise sous pli par voie postale ou par dépôt chez l’acheteur. Ce pli, fermé, doit mentionner « copie de sauvegarde » de manière claire et lisible, porter également le nom de l’opérateur économique candidat et l'identification de la procédure concernée.

L’acheteur public doit pouvoir identifier la copie s’il devait l’ouvrir ou, au contraire, la détruire sans l’ouvrir à la suite du rejet d’une candidature.

Les documents de la copie de sauvegarde sont soumis aux mêmes obligations que ceux transmis par ailleurs : ils doivent être signés si la signature est requise. Si le support physique choisi est le support papier, la signature est manuscrite. Si le support physique choisi est électronique, la signature est électronique. Dans ce dernier cas, la signature électronique est apposée sur tous les documents électroniques pour lesquels une signature est exigée (Cf. : Chapitre 2 : La sécurité des échanges et la signature électronique).

6.5.4.Dans quels cas l’acheteur public ouvre-t-il la copie de sauvegarde ?

La copie de sauvegarde est ouverte dans les cas prévus par l’arrêté du 14 décembre 2009, article 7 :

Lorsque l’acheteur public ouvre la copie de sauvegarde, le document reçu par voie électronique ne doit pas être utilisé : la copie de sauvegarde se substitue au document initial. Elle devient la candidature – ou l’offre – principale, qui se substitue complètement au document arrivé hors délai ou qui n’a pu être ouvert.

6.5.5.Dans quels cas la copie de sauvegarde ne doit-elle pas être ouverte et qu’en faire ?

La copie de sauvegarde n’est pas ouverte :

La copie de sauvegarde doit alors être détruite, c’est-à-dire que les données ne doivent plus pouvoir être lues.

Attention ! L’absence de signature électronique sur un document électronique qui en requiert une, ou le fait que, après les vérifications d’usage, la signature électronique sur un document électronique ne soit pas valide, impose le rejet l’offre. En aucun cas, la copie de sauvegarde ne doit être ouverte pour ce motif, puisque la transmission électronique s’est déroulée avec succès.

6.6. Quelle assurance a l’entreprise de la bonne transmission de son enveloppe virtuelle ?

L’entreprise reçoit un message, lorsque l’enveloppe est reçue sur le profil d’acheteur (Cf. Chapitre 7 : La réception des candidatures et des offres).

MAJ 28/12/12 - Source legifrance