Plan du guide de la dématérialisation des marchés publics
1. Présentation de la dématérialisation en matière de marché public
1.5. Messagerie électronique (ou courriel) comme outil de dématérialisation
1.5.1. La messagerie électronique peut-elle être utilisée ?
L’acheteur doit assurer « la confidentialité et la sécurité des transactions sur un réseau informatique accessible de façon non discriminatoire » (article 56 IV).
En procédure adaptée, l’acheteur doit tenir compte « notamment de la nature et du montant des travaux, fournitures ou services en cause » (article 56 IV du code des marchés publics). Donc, si les caractéristiques du marché l’autorisent, la messagerie électronique (ou courriel) peut être utilisée, par exemple pour la remise d’une offre. L’acheteur doit alors prévoir les conditions de son utilisation dans son règlement de consultation (ou, à défaut, dans l’avis d’appel à la concurrence).
Si l’acheteur a déjà un profil d’acheteur, il est recommandé d’utiliser cet outil.
En procédure formalisée, le recours au profil d’acheteur répond aux conditions de confidentialité et de sécurité optimales imposées par la règlementation. L’usage de la messagerie est donc exclu.
1.5.2.Quelles sont les précautions à prendre ?
Il revient à chaque acheteur de mettre en place un niveau de sécurité et de confidentialité proportionné à la nature et au montant de son marché.
L’utilisation du courriel pour des MAPA de faible montant peut offrir un niveau de sécurité suffisant. L’acheteur doit prévoir l’envoi d’un accusé de réception indiquant la date et l’heure de réception (14).
(14) Voir article 5 de l’arrêté du 14 décembre 2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics
Des précautions particulières doivent être prises pour assurer la confidentialité des documents reçus. L’utilisation d’un profil acheteur permet de garantir que seules les personnes habilitées ont accès aux informations communiquées par les entreprises dans le cadre de leur offre.
Dans le cas de l’utilisation d’un courriel en dehors d’un profil d’acheteur, la confidentialité est plus difficile à garantir ; il est donc conseillé à l’acheteur public de mettre en place une boite dédiée qui ne doit être accessible qu’à un nombre limité de personnes pour la réception des offres.
Source legifrance