Plan du guide de la dématérialisation des marchés publics
1. Présentation de la dématérialisation en matière de marché public
1.4. Profil d’acheteur : la plateforme d’échanges de l’acheteur pour ses marchés publics
1.4.1.Comment définir le profil d’acheteur ?
Le profil d’acheteur est le nom donné à un ensemble de moyens informatiques comprenant le portail (9) et l’application logicielle de gestion des procédures de passation dématérialisées des marchés publics. C’est une salle des marchés ou une place de marché virtuelle (10).
(9) Un portail est un site, qui offre une porte d'entrée unique sur un large éventail de ressources et de services centrés sur un domaine ou une communauté particulière.
(10) Cf. articles 41 et 44, annexe XIII, XVA, XVB, XX de la directives 2004/17/CE, articles 35 et 36, annexe VIIA, VIII de la directive 2004/18/CE et articles 39 I et 149 I du code des marchés publics.
En pratique, le profil d’acheteur est un site, généralement appelé « plateforme », accessible en ligne, par l’intermédiaire du réseau internet, qui centralise les outils nécessaires à la dématérialisation des procédures de passation et les met à disposition des acheteurs et des opérateurs économiques. Le site d’une collectivité ne peut être qualifié de profil d’acheteur que s’il offre l’accès à ces fonctionnalités.
Le profil d’acheteur est un système d’information au sens de l’ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005, relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives, et entre les autorités administratives. Les référentiels généraux de sécurité (RGS) et d’interopérabilité (RGI) lui sont applicables.
Le profil d’acheteur doit être accessible à tous, au sens de l'article 47 de la loi n° 2005-102 du 11 février 2005 pour l’égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées. Il doit respecter le Référentiel Général d'Accessibilité pour les Administrations (RGAA11) Par exemple, pour les personnes mal voyantes, le site doit utiliser de forts contrastes de couleurs. Le RGAA permet de rendre progressivement accessible les informations fournies par ces services pour les trois canaux du web, de la télévision et de la téléphonie.
(11) Le RGAA fixe les règles techniques, sémantiques, organisationnelles et d’ergonomie que doivent respecter leurs services de communication publique en ligne afin d’assurer aux personnes handicapées la réception et la compréhension de tout type d’information diffusée sous forme numérique, de leur permettre d’utiliser ces services et, le cas échéant, d’interagir avec ces derniers. Ce référentiel s’applique aux différents types de handicap et aux différentes technologies mises en œuvre par les services de communication publique en ligne, en particulier l’internet, le téléphone et la télévision. Voir : http://references.modernisation.gouv.fr/rgaa-accessibilite
1.4.2.Quelle fonctionnalité mettre en place sur la plateforme ?
L’acheteur public a un large pouvoir d’appréciation des fonctions qu’il donne à son profil d’acheteur, dans le cadre de sa politique d’achat.
A minima, le profil d’acheteur doit permettre de :
- mettre en ligne des avis de publicité ;
- mettre en ligne des DCE ;
- recevoir des candidatures et des offres électroniques de manière sécurisée et confidentielle (et notamment recevoir et traiter les documents signés électroniquement);
- gérer les échanges d'information entre le pouvoir adjudicateur et les opérateurs économiques pendant la procédure de passation de marché.
Cette énumération n’est pas limitative. Par exemple, l’acheteur peut aussi développer d’autres fonctionnalités comme :
- une passerelle permettant de publier les avis au Bulletin Officiel d’Annonces des Marchés Publics (BOAMP) ou au Journal Officiel de l’Union Européenne (JOUE) ;
- un système d’alerte électronique pour avertir automatiquement les entreprises de l’ouverture de nouvelles procédures de passation ;
- un suivi de l’activité des entreprises : par exemple, un registre de retraits des DCE ;
- un module d’auto-formation ou un guide pour les entreprises ;
- un espace d’entrainement pour permettre aux entreprises de simuler des réponses en ligne ;
- une application logicielle de signature pour signer des fichiers hors connexion ;
- un système de messagerie : par exemple, pour notifier le marché ;
- un espace privatif sur la « plateforme », réservé à chaque entreprise, pour héberger leur dossier administratif virtuel ;
- un module permettant un archivage pérenne des procédures ;
- un module permettant de mettre en œuvre un système d’acquisition dynamique ou des enchères.
Le profil d’acheteur peut afficher les avis de pré information (12) et les avis périodiques d’informations (13), les informations sur les appels d’offres en cours, les achats programmés, les contrats passés, les procédures annulées, ainsi que toute information générale utile, comme un point de contact, un numéro de téléphone et de télécopie, une adresse postale et une adresse courriel.
(12) Voir article 39 du code des marchés publics.
(13) Voir article 149 du code des marchés publics.
L’acheteur public peut faire figurer sur son profil d’acheteur différents types d’information : les conditions d’utilisation et de fonctionnement du site et les éléments de sécurisation des étapes de la procédure, notamment le principe de la date certaine de l’envoi (horodatage et accusé de réception), le principe de l’authentification de l’émetteur (par la signature), de la confidentialité des enveloppes (par le chiffrement), de l’intangibilité du contenu des enveloppes (par la signature). Il est également recommandé d’y faire figurer, de manière visible, le niveau de sécurité conforme au RGS que l’acheteur a choisi pour la plateforme, ainsi que les informations relatives aux catégories de certificats de signature électronique (rappel des adresses où figurent les « listes de confiance » française et européenne) et aux formats de signature (référence aux formats CAdES, PAdES et XAdES).
1.4.3.Comment mettre en place un profil d’acheteur ?
L’acheteur public peut développer en interne l’application logicielle idoine, ou en faire l’acquisition ou la location auprès d’un prestataire privé.
A titre d’exemple :
- L’État s’est doté d’une plateforme nommée « Plateforme des
achats de l’Etat » (PLACE) dont l’url est la suivante :
http://www.marches-publics.gouv.fr/.
L’État a acquis une solution en pleine propriété et externalise les travaux de développement, d’intégration, d’hébergement, de maintenance. - Certains acheteurs se sont dotés d’une plateforme et proposent à d’autres acheteurs de les rejoindre sur celle-ci. On parle alors de sites mutualisés. C’est le cas de certaines régions.
A défaut, les petits acheteurs peuvent faire appel à un prestataire de services offrant une plateforme commune. Des entreprises commercialisent des prestations de dématérialisation dont les prix unitaires varient en fonction des quantités de procédures demandées. Des lots de 2, 5, 10, 50 ou des forfaits illimités peuvent être proposés.
Il est recommandé à l’acheteur d’utiliser un seul profil d’acheteur pour le traitement de toutes ses procédures, y compris les procédures adaptées. L’utilisation de la plateforme simplifie les tâches incombant à l’acheteur public : une partie de ces tâches est automatisée, la procédure est sécurisée par l’utilisation de l’horodatage, du chiffrement et de la signature électronique.
1.4.4.Comment apprendre à passer un marché dématérialisé ?
Il est recommandé de mettre en place un « site-école » (site test, parfois appelé « bac à sable ») sur le profil d’acheteur pour que les acteurs en présence puissent s’entrainer. La généralisation de telles fonctionnalités permet l’appropriation des règles et des modalités de fonctionnement des plateformes.
L’acheteur public doit être attentif à la sélection des fonctionnalités qu’il veut retenir pour sa plateforme, afin de choisir une solution technique proportionnée à ses besoins (toute la procédure peut être faite sur le profil d’acheteur). Le coût de certains choix fonctionnels peut être disproportionné au besoin réel.
Source legifrance